Administrativ assistent till Jobb- och kunskapstorgets reception

Sista ansökningsdatum: 2017-11-24
Referensnummer: 2017/1655
Antal lediga tjänster: 1

Sysselsättningsgrad: Heltid
Anställningsform: Tillsvidareanställning
Tillträde: 2017-12-01

Kontaktperson:
Nina Arwskog, Biträdande enhetschef, 013-294602
Laila Pedersen, Gruppledare administration, 013-263318
Fackliga representanter:
Anita Thor, Vision , 013-263951

Ansök här!

Om arbetsplatsen

Linköping ska utvecklas till en socialt sammanhållen stad. Insatser för att få fler människor i jobb och utbildning och inkluderade i det omgivande samhället är avgörande för att genomföra detta. Uppdraget för Jobb- och kunskapstorget är att stärka och underlätta kommunens invånares möjlighet att skapa, utveckla och bibehålla sin förmåga att bidra på arbetsmarknaden genom utbildning och/eller arbetsmarknadsinsatser. Jobb- och kunskapstorget har under hösten genomgått en förändring och utvecklat sin organisation genom att indela enheten i team med syftet att bli självstyrande. 

Arbetsbeskrivning

Du kommer att ingå i team Administration där dina huvudsakliga arbetsuppgifter kommer vara att: 

  • bemanna receptionen där du ger service till besökare samt svarar i telefonen

  • svara på enklare frågor som rör t ex studier, betyg och praktik

  • hantera inkommande mail via funktionsbrevlådor

  • ansvara för nycklar och postrum

  • vara sekreterare på enhetens olika möten

  • ansvara för att vi har aktuella avtal inom t ex städ, inklusive upprättande av nya avtal och förhandling inför nya avtal

  • utveckla stödet till övriga team inom Jobb- och kunskapstorget avseende administration, bland annat via Accorda

  • hålla koll på behovet av förbrukningsmaterial och göra beställningar

Du kommer dagligen att ha kontakt med enhetens besökare och har därmed en viktig roll som enhetens ansikte utåt. Vi söker dig som är lyhörd, med kort varsel kan omprioritera dina arbetsuppgifter, samt är lugn och stabil i stressituationer.

Den administrativa arbetsgruppen ansvarar för bland annat reception för arbetsmarknad och studie- och yrkesvägledning, allmän kontorsadministration, återsökning av stadsbidrag, hemutrustningslån, administration av betyg för vuxenutbildning, dokumenthantering och diarieföring, arkivering, ekonomiadministration och viss personaladministration.

Arbetsuppgifterna utförs med olika administrativa verktyg, främst Accorda och Procapita, men i grunden så innebär uppdraget att ge service till enhetens besökare och personal.

Kvalifikationer

Vi vill att du har en gymnasial utbildning och dessutom:

  • arbetar självständigt och tar stort eget ansvar för ditt arbetsområde
  • har erfarenhet av administrativt arbete och administrativa system, gärna från offentlig förvaltning
  • har erfarenhet av arbete i reception
  • har mycket god serviceförmåga
  • är organiserad och prioriterar aktiviteter på ett effektivt sätt
  • relaterar till andra människor på ett lyhört sätt
  • drivs av en vilja att se möjligheter till förbättringar för den egna verksamheten, för dig själv och för kunderna
  • är van att arbeta med Officepaketet
  • har vana av att arbeta i Accorda och Procapita
  • kan formulera dig väl i tal och skrift

Meriterande: Erfarenhet av att jobba med informationsuppdateringar på hemsidor. Erfarenhet av diarieföring och dokumenthantering.

Önskvärt: Minst ett års erfarenhet av administrativt arbete som till stora delar stämmer med ovanstående arbetsbeskrivning.

Välkommen med din ansökan!

I Linköpings kommun är idéer och innovation centralt. Det är nämligen idérikedomen hos kommunens engagerade och inflytelserika medarbetare som ger Linköping möjligheten att utvecklas och vara en av Sveriges snabbast växande städer. Här är kreativitet, mångfald och jämställdhet minst lika viktigt som att ligga i framkant när det gäller världsledande högteknologi och nytänkande forskning. Tillsammans förbättrar vi våra invånares vardag och framtid. Linköping - Där idéer blir verklighet.

För mer information om hur det är att arbeta hos oss hittar du här: http://www.linkoping.se/Jobba-hos-oss

För att kvalitetssäkra rekryteringsprocessen samt möjliggöra god kommunikation med våra sökande använder vi rekryteringsverktyget MyNetwork. Urvalet av ansökningar görs mot registrerade meriter och utbildningar. Fyll därför i den digitala ansökan noga.

Linköpings kommun arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens oavsett kön, könsidentitet/könsuttryck, ålder, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, sexuell läggning eller funktionsnedsättning.

Din ansökan med tillhörande meritförteckning hanteras i enlighet med de bestämmelser som regleras av PUL (personuppgiftslagen).Kommunens nämnder är personuppgiftsansvariga för personuppgifter som behandlas inom respektive nämnds verksamhetsområde.

Kommunens verksamheter omfattas av offentlighetsprincipen. Det innebär att uppgifter som lämnas till kommunen kan lämnas ut till den som begär det. Det gäller dock inte uppgifter som omfattas av sekretess.

Mer information om kommunens hantering av personuppgifter, offentliga handlingar och sekretess hittar du här:

www.linkoping.se/kommun-och-politik/overklaga-beslut-rattssakerhet/

Ansök här!

Senast uppdaterad den 22 november 2017