-
-
-
-
-
-
Offentlighetsprincipen innebär en rätt att ta del av allmänna handlingar hos statliga och kommunala myndigheter, motsvarande rätt gäller även hos kommunala bolag där kommunen har ett rättsligt bestämmande inflytande.
En allmän handling är en handling som är inkommen, upprättad och förvarad hos en myndighet. Allmänna handlingar ska enligt offentlighetsprincipen vara offentliga och tillgängliga för alla att ta del av, om inte sekretess förekommer.
Utgångspunkten är att handlingar som rör myndigheters verksamhet är offentliga, men enskilda uppgifter i dessa handlingar kan vara sekretessbelagda (hemliga). Rätten att ta del av allmänna handlingar är oberoende av med vilket medium dessa har skapats. Det utslagsgivande är innehållet, inte på vilket vis informationen upprättats, distribuerats eller lagrats.
Inkommen
Med inkommen avses att handlingen rent faktiskt anlänt till myndigheten eller kommit behörig befattningshavare till handa (Tryckfrihetsförordningen 2:6). Privata brev eller annat meddelande ställt personligen till en tjänsteman ska anses som allmän handling om innehållet gäller ett ärende eller en fråga som ankommer på myndigheten.
Upprättad - en handling blir upprättad när den expedierats eller när den i övrigt är färdigställd, men även när det ärende den hör till har slutbehandlats (Tryckfrihetsförordningen 2:7). Diarier och journaler anses upprättade när de har färdigställts för anteckning. Protokoll är upprättade när de har justerats.
Förvarad - med förvarad avses att handlingen inte behöver finnas i myndighetens lokaler, det faktum att en tjänsteman har tagit med sig en handling hem gör inte att den förlorar sin karaktär av allmän handling. En upptagning (t.ex. data) anses förvarad hos myndighet om den är tillgänglig för myndigheten i läsbar form.
Arbetsmaterial såsom minnesanteckningar (PM, annan uppteckning eller upptagning) som endast tillkommit för ärendets föredragning eller beredning räknas inte som allmänna handlingar. Inte heller utkast, koncept eller interna meddelanden inom en myndighet är allmänna. Detsamma gäller ojusterade protokoll eller tjänsteskrivelser som inte behandlats i nämnden. För mer information se Tryckfrihetsförordningen 2:11.
Den som vill ta del av en allmän handling ska vända sig till den myndighet som förvarar handlingen. Han eller hon har rätt att läsa handlingen på stället (om den inte är hemlig). Kan handlingen inte läsas eller uppfattas på något annat sätt utan att man använder något tekniskt hjälpmedel, ska myndigheten ställa ett sådant till förfogande. En handling ska lämnas ut genast eller så snart som det är möjligt. Det finns ingen fixerad tidsgräns, men myndigheten kan inte vägra på grund av tidsbrist. Myndigheten måste dock få den tid den behöver för att sekretessgranska handlingar som begärs utlämnade.
En myndighet har inte rätt att undersöka vem det är som eftersöker och begär ett material eller vad materialet ska användas till. Om myndigheten finner att vissa uppgifter är sekretessbelagda har myndigheten rätt att ställa frågor för att kunna göra en sekretessgranskning. Sekretessbelagda uppgifter kan i vissa fall lämnas ut med förbehåll.
Alla handlingar som man har rätt att se har man också rätt att få kopia av. Kommunfullmäktige har fastställt en taxa för kopior se länk i höger spalten.