Nyttor och intressenter
Att gå över från pappersbaserad till digital långtidsarkivering i en sammanhållen e-arkivsprocess är en ganska komplicerad uppgift som också tar både resurser och tid i anspråk. I Linköping har vi undersökt varför det skulle vara motiverat att ta steget.
Ett fungerande e-arkiv ska bland annat:
- säkra en långsiktig informationsförsörjning
- underlätta en effektiv intern åtkomst av handlingar
- medverka till enklare extern åtkomst av information för våra medborgare vilket ökar insyn och delaktighet
- öka tillgängligheten till vårt kulturarv för forskare
- minska långsiktiga kostnader för manuell hantering, lokalkostnader och arkivering
Ett e-arkiv är i vår mening inte enbart en arkivfråga, utan en fråga som berör stora delar av den kommunala förvaltningen. Här är det viktigt att se på vilka som kan påverkas både direkt och indirekt. De som påverkas direkt är naturligtvis Stadsarkivet, men även de kommunala verksamheterna som arbetar inom e-förvaltningen. Här kan nämnas exempelvis systemägare, arkivansvariga, handläggare och administrativ personal. Även kommunens IT-funktion hör till dem som påverkas direkt. Indirekt kommer andra delar av samhället att påverkas såsom journalister, forskare och en bred allmänhet som då kommer att ha en helt annan tillgång till information från kommunen.