Arkivgodkända material

Det är myndighetens eget ansvar att handlingar som ska bevaras skrivs ut på ett sådant sätt samt förvaras så att handlingarna klarar tidens tand.

Stadsarkivet följer Riksarkivets principer för inköp av skrivmateriel och förvaringsmedel dvs.boxar och aktomslag som skall användas som fysiskt skydd vid förvaring. Dessa principer finns i RA-FS 2006:4 och baseras på Riksarkivets tekniska krav samt svenska och internationella standarder inom området.

Skriv- och förvaringsmedel ska uppfylla certifiering "Svenskt Arkiv" av SP Sveriges Tekniska Forskningsinstitut alternativt kunna visa upp en leverantörsförsäkran att man uppfyller Riksarkivets krav.

I allmänhet är de skrivarpapper som finns i moderna kontorskopiatorer/skrivare godkända att använda. Protokoll ska skrivas ut på Svenskt Arkiv 100, för att underlätta hanteringen när protokollen ska bindas in. Avtal ska skrivas under med arkivbeständigt bläck.

För framställning av arkivbeständiga handlingar får endast papper och skrivmateriel som motsvarar kraven i Riksarkivets föreskrifter 2006:4 användas. Produkter som motsvarar kraven är antingen certifierade av SP Sveriges Tekniska Forskningsinstitut och då markerade Svenskt arkiv eller omfattas av leverantörsförsäkran.

Vill man vara säker på vilka papper, pennor och maskinell utrustning (ex. skrivare och kopiatorer) som är godkända, hänvisar vi till länken i högerspalten om arkivgodkända produkter.

Du som inköpare kan även kräva en leverantörsförsäkran på de produkter som inte är certifierade. Där försäkrar en leverantör skriftligen att en produkt uppfyller specifiecerade tekniska krav.

Kommunens har ett ramavtal med Lyreco när det gäller kopieringspapper. De säljer även ett papper som heter Prime Archival och det är godkänt att använda istället för Svenskt arkiv-papper. Stadsarkivet har fått en leverantörsförsäkran på deras arkivgodkända papper (80 och 100 gr).

Handlingar som ska arkiveras ska vara utskrivna enkelsidigt.

Riksarkivet har gjort en utredninng. Det konstaterades att handlingar som är utskrivna dubbelsidigt riskerar att med tiden klistra ihop sig. Därför ska man skriva ut enkelsidigt på de handlingar man kan styra utskriften på. Inkommande handlingar som kommit in dubbelsidigt får man acceptera. Har man mycket dubbelsidigt utskrivna handlingar i en arkivbox, kan problemet med ihopklistrade sidor minskas genom att inte packa boxarna för fulla.

Aktomslag

För att hålla ihop akter ska handlingarna läggas i aktomslag. Enklast är att använda de som redan är vikta.

Kommunen har ett ramtavtal med Kontorab, som säljer aktomslag. En förpackning innehåller 125 st och artikelnumret är 1057490. Stadsarkivet har fått in en leverantörförsäkran på dessa.

 

Arkivboxar

Välj storlek på arkivboxarna efter materialets omfattning. I en för bred box med få papper riskerar de att vika sig. Dessutom stjäl tomrummet utrymme i arkivet. Överfyll heller inte boxarna, för då finns risken att boxarna går sönder.

Arkivboxar finns i följande storlekar

Format: Bredd: Kontorabs artikelnummer:
A4 30 mm 10530
A4 55 mm 10555
A4 80 mm 10580
Folio 55 mm 10560
Folio 80 mm 10585

Kommunen har ett ramtavtal med Kontorab, som säljer Arkivbox svensk standard. Observera att det som beställs ska vara SVENSK STANDARD! Artikelnummer redovisas ovan. Stadsarkivet har fått in en leverantörförsäkran på dessa.

 

Tidigare har stadsarkivet enbart rekommenderat vita boxar, men även dessa bruna boxar är godkända enligt Riksarkivets regler. Hör av er om ni är osäkra!

Det rapporter som ska lämnas in på papper till stadsarkviet från W3D3 är Arkivrapport Diarienummerordning och Arkivrapport Diarieplansordning. De ska skrivas ut enkelsidigt på Svenskt Arkiv 80 eller motsvarande. Läggs med aktomslag i arkivboxar.

Sedan juni 2016 är det inte något krav att Arkivrapport Ärendekort ska lämnas in till stadsarkivet. Rapporttypen Ärendekort kommer ligga kvar i W3D3 under generera rapporter, för den som i sina rutiner använder den för kontroll. Den får även medfölja akterna, men det är inte något krav.

Här finns några råd vad man ska tänka på vid förvaring av fotografier. Glöm inte att hänvisa bilderna till sitt sammanhang. Vad föreställer de, när är de tagna och av vem. En del uppgifter kan ha fallit i glömska, men det som kan dokumenteras är bättre än inget alls.

Allmänt om bilder

Bilder ska hanteras med varsamhet. Ta inte på själva bilden utan i kanterna och använd gärna rena bomullsvantar. De bör förvaras så svalt och torrt som möjligt.

Lämplig fotoförvaring säljs exempelvis av Museiservice.

Mer tips finns att få från:

Påsiktsbilder i papper

Påsiktsbilder som är från 1960-talet och framåt kan förvaras i plastfickor av polypropylen, polyester eller polyeten - plast som är stabilare och inte innehåller mjukgörande ämnen. Lägg fickorna tillsammans med övriga handlingar i ärendet i aktomslag/arkivboxar. Notera gärna på boxens utsida "Innehåller fotografier".

Bladfilmsnegativ

Negativ kan förvaras i plastfickor av t.ex. polypropylen eller i syrafria fotokuvert. Förvaras på samma sätt som påsiktsbilder.

Digitala bilder

De format som är godkända att bevara bilder i enligt Riksarkivets rekommendationer är TIFF, JPEG och PNG.  JPEG är ett komprimerande format som tar bort information från bilden och PNG används främst för icke-fotografiska bilder.

De digitala bilder bör helst förvaras på server. Om detta inte går bör bilderna skrivas ut på enkelsidigt papper - fler bilder kan skrivas ut på varje sida. Skriv på information om tid och plats etc. Lägg bilderna om möjligt i tillhörande akt. Finns bilderna på en CD-skiva, spara skivan i akten, men gör en notering att bilderna är utskrivna på papper.

Diabilder

Diabilder kan förvaras i plastfickor av t.ex. polypropylen eller i syrafria fotokuvert. Är det bilder man är rädd om bör man rama ur dem, eftersom ett mikroklimat kan bildas mellan glasen.

Glasplåtar

Glasplåtar är egentligen glasnegativ och de ska alltid hanteras extra varsamt. De läggs en och en i fotopåsar av syrafritt och buffrat papper. Sedan ska de förvaras stående i en plåtlåda.

Fotoalbum

Läggs i arkivboxar. Innehåller fotoalbumet plastfickor av mjukplast - byt mot plastfickor i polypropylen.

Protokoll ska bindas in till en bok.

Kommunen har avtal för inbindning med Kaléns Bokbinderi, telefon 013-15 73 72. De hämtar och lämnar materialet hos kunden.

Till protokoll för kommunfullmäktige, nämnder och styrelser ska ett årsregister upprättas och bindas in med protokollen.

Hur du ska göra finns råd i: 

 

En vägledning till vad du ska tänka på finns även i nedanstående presentation

 

 

Hjälpte informationen på den här sidan dig?

Hjälp oss förbättra webbplatsen

Hur skulle den här sidan kunna bli bättre?

Senast uppdaterad den 23 juni 2016