Leverans av arkivhandlingar

Innan arkivhandlingar överlämnas till stadsarkivet behöver vissa förberedelser göras. Detaljerade instruktioner hittar du i våra lathundar.

En leverans av handlingar innebär att det är stadsarkivet som tar över ansvaret för vården av handlingarna och utlämnande av allmän handling. Finns det handlingar där det råder sekretess, så följer de reglerna med till stadsarkivet.

OBSERVERA! Från 1 april 2017 har vi ändrade rutiner kring leveranser - se mer under "Boka tid".

När du ställt i ordning handlingarna tar du kontakt med din kontaktperson på tillsyn (Bo, Maria eller Monica), för att boka tid för leverans.

Alla leveranser ska ske med personlig överlämning.

Behöver du hjälp med transport kontakta Förvaltningsservice, tel. 20 67 79.

Börja med att fylla i lämplig bilaga:

1 - leveranslista

2 - personnummersorterade akter

3 - kartor och ritningar

4 - fotografier

Alla arkivboxar från en arkivbildare ska redovisas på en gemensam bilaga.

Huvudblanketten ska alltid fyllas i, men den kan du fylla i sist eftersom den är en sammanfattning av de olika bilagorna dvs. flera bilaga 1 kan sammanfattas på en huvudblankett.

Alla ifyllda blanketter ska skrivas ut enkelsidigt i två exemplar på Svenskt Arkiv 80 eller motsvarande arkivbeständigt papper.

Reversalerna är en kvittens på överlämnat material.

Fyll ej i datum, bokat datum kan ändras. Fyll i ort och namnförtydligande.

Medtag reversalerna vid leveransen.

Osäker på hur du ska fylla i reversalerna, se nedastående ifyllda exempel. Ett tips är att börja fylla i bilagorna. Är det handlingar från olika arkivbildare använd en bilaga per arkivbildare. Till sist fyller du i en huvudblankett som en sammanfattning av alla bilagor.

Lathundar vid arkivering

En bildserie med handfasta tips vad du ska tänka på när du arkiverar!

Det finns en särskild handledning att använda för dig som enbart hanterar personalakter.

En lathund med vad du ska tänka på vid utstädning av handlingar i tjänsterum. Särskilt viktigt för den som slutar sin tjänst eller går i pension.

Hjälpte informationen på den här sidan dig?

Hjälp oss förbättra webbplatsen

Hur skulle den här sidan kunna bli bättre?

Senast uppdaterad den 30 mars 2017