Hur följer vi upp verksamheter?

Varje år beslutar äldrenämnden och omsorgsnämnden om en kvalitetsuppföljningsplan. Av den framgår hur många uppföljningar som ska genomföras, inom vilka verksamhetsområden och om det ska vara några övergripande uppföljningar.

Utifrån kvalitetsuppföljningsplanen gör kontoret en detaljplan. Där framgår mer specifikt vilka uppföljningar som ska göras. Den kvalitetsuppföljningsplan som nämnderna beslutar om är offentlig medan kontorets detaljplan är ett arbetsmaterial. 

Val av uppföljning

När kontoret bestämmer vilka uppföljningar som ska genomföras tar de hänsyn till flera saker. Bland annat vilka klagomål som kommit in eller uppgifter från socialförvaltning, omsorgskontor, medicinskt ansvarig sjuksköterska eller medicinskt ansvarig för rehabilitering. Planen kan komma att ändras under året. Till exempel om nya uppgifter kommer in till kontoret eller om det kommer ett direkt uppdrag från någon av nämnderna. 

Ansvarig tjänsteman

Varje uppföljning genomförs av en ansvarig tjänsteman och minst en assisterande. De ansvarar för att genomföra uppföljningen och skriva en uppföljningsrapport. Inför uppföljningen gör ansvariga tjänstemän flera förberedelser:

  • Läser avtal.
  • Går igenom inkomna synpunkter och klagomål.
  • Hämtar in uppgifter från omsorgskontor, socialförvaltning och MAS.
  • Hämtar in uppgifter från it-system.

Därefter framställs eventuella frågeguider eller annat material som behövs. Tjänsteman väljer också ut vilket eller vilka områden från avtalet som ska följas upp. Det kan komma att ändras under uppföljningens gång. 

Övergripande uppföljningar

Övergripande uppföljningar hanteras som projekt. Ansvarig tjänsteman blir då projektledare och sammanställer en projektplan tillsammans med andra som blir involverade i uppföljningen. Projektplanerna är arbetsmaterial. 

Kvalitets- och utvärderingskontoret gör även uppföljningar på specifika frågor, det kan exempelvis gälla sjuksköterskebemanning under en viss period eller annat. Vid dessa uppföljningar följs samtliga eller en kategori av verksamheter upp beträffande specifika frågan. Detta görs för att få en strukturell överblick samt belysa generella problemområden. En samlad rapport framställs. Övergripande uppföljningar kan leda till enskilda uppföljningar, detta görs om brister gentemot avtal antas.

Uppföljningsrapport

Uppföljningsrapporten skrivs av ansvarig tjänsteman. Det är den som ligger till grund för eventuella beslut av äldrenämnden och omsorgsnämnden. Rapporten skickas till berörd verksamhetschef och publiceras på kvalitets- och utvärderingskontorets hemsida. Alla färdiga rapporter är offentliga dokument. Efter varje utförd uppföljning skrivs en rapport, rapporten innehåller fasta rubriker, dessa är:

  • bakgrund
  • syfte och metod
  • verksamhetsuppföljning
  • (uppföljningsrubriker)
  • kommentar från uppföljningen
  • bedömning
  • åtgärder.

En ny mall kommer att tas i bruk under våren 2015, denna mall kommer även innefatta en rubrik som heter sammanfattning. Andra rubriker kan förekomma i rapporterna beroende på uppföljning. Under rapportskrivningen kan tjänsteman skicka hela eller delar av rapporten till exempelvis verksamhetschef för läsning, syftet är att säkerställa att intervjuer eller andra sakfrågor uppfattas korrekt. Rapporten är då att betrakta som arbetsmaterial. Den färdiga rapporten är en offentlig handling.

Samarbete med socialförvaltningen

Socialförvaltningen har ansvar för individuppföljning, det vill säga att de bland annat kontrollerar genomförandeplaner och dess innehåll samt att vården och omsorgen bedrivs i enlighet med dessa. Varje år synkroniserar kvalitets- och utvärderingskontoret och socialförvaltningen en del uppföljningar. Generellt genomför socialförvaltningen individuppföljningen först och att kvalitets- och utvärderingskontoret använder sig av uppgifter som framkommer till en avtalsuppföljning. Men det kan även ske i omvänd ordning. I vissa fall gör socialförvaltningen och kvalitets- och utvärderingskontoret uppföljningsbesök tillsammans. 

Platsbesök

Varje verksamhet har en kontaktpolitiker som bland annat har i uppdrag att leda platsbesök, d v s en dialog mellan politiker och brukare och anhöriga. Varje år genomförs platsbesök på utvalda verksamheter. På dessa platsbesök deltar politiker, tjänstemän, chef för verksamheten, brukare och eventuella anhöriga.

Internkontroll

Nämnderna beslutar varje år om en plan för den interna kontrollen. I planen ingår nämndernas egna prioriteringsområden och den kontroll som kommunstyrelsen varje år beslutar att alla nämnder ska genomföra. Efter varje år redovisar nämnderna vilka kontroller som gjorts under året som gått.  

Hjälpte informationen på den här sidan dig?

Hjälp oss förbättra webbplatsen

Hur skulle den här sidan kunna bli bättre?

Senast uppdaterad den 10 juni 2016