Leverans av arkivhandlingar

Innan arkivhandlingar överlämnas till Stadsarkivet behöver vissa förberedelser göras.

Detaljerade instruktioner hittar du i våra lathundar.

Behöver du lära dig mer om arkivering, inklusive hur du fyller i leveransbeviset (tidigare kallat leveransreversal)? Under fliken Utbildning hittar du instruktioner till vår Arkiveringsutbildning som finns i Kompetensportalen.

En leverans av handlingar innebär att det är Stadsarkivet som tar över ansvaret för vården av handlingarna och utlämnande av allmän handling. Finns det handlingar där det råder sekretess, så följer de reglerna med till Stadsarkivet.

Se gärna filmen nedan. Sedan den gjordes har vi gjort några ändringar. Namnet på leveransreversaler har ändrats till leveransbevis. Ni behöver inte heller skriva ut dem på arkivpapper längre.

Kontrollpunkter innan leverans

Kontrollera att du kan svara ja på följande frågor innan du bokar in en tid för leverans:

Leveransen innehåller enbart bevarandehandlingar?
Materialet är rensat från gem, plastfickor etc.?
Handlingarna ligger i aktomslag och arkivboxar?
Arkivboxarna är väl packade och texten står på rätt ställe?
Jag kan ansvara för att leveransen är korrekt enligt ovanstående punkter?
Det är någon annan som arkiverat handlingarna, men jag har kontrollerat att det är korrekt utfört?
Leveransbevis och bilagor är ifyllda och utskrivna i två exemplar?

Boka tid

När du ställt i ordning handlingarna tar du kontakt med Ronny Andersson, för att boka tid för leverans. Du når honom på: e-post ronny.andersson@linkoping.se eller tel. 013-20 65 34.

Alla leveranser ska ske med personlig överlämning. Glöm inte att ta med två ex av leveransbevis samt bilagor!

Behöver du hjälp med transport kontakta Förvaltningsservice, tel. 013-20 67 79.

Fyll i bilagor och leveransbevis

Börja med att fylla i lämplig bilaga:

leveranslista (protokoll, diarieförda handlingar m.m)
personnummersorterade akter
kartor och ritningar
fotografier

Alla arkivboxar från en arkivbildare ska redovisas på en gemensam bilaga.

Leveransbeviset ska alltid fyllas i, men den kan du fylla i sist eftersom den är en sammanfattning av de olika bilagorna. På leveransbeviset kan du fylla i flera olika arkivbildare, men på bilagorna kan det enbart finnas en arkivbildare.

När bevis och bilagor är ifyllda ska dessa skrivas ut i två exemplar och tas med till leveransen.

Medtag utskrivet leveransbevis + bilagor

Alla ifyllda blanketter ska skrivas ut enkelsidigt i två exemplar. Tidigare har vi haft arkivpapper som krav, men det fungerar bra med vanligt åldringsbeständigt papper som ska finnas i alla skrivare.

Leveransbeviset är en kvittens på överlämnat material.

Fyll i ort och namnförtydligande. Fyll ej i datum, bokat datum kan komma att ändras.

Medtag leveransbevis och bilagor vid leveransen.

Leveransbevis - blanketter i google- och wordformat

Leveransbevis och bilagor i google-format (inom kommunen)

Leveranslista google, bilaga 1 (protokoll, diarieförda handlingar m.m.) Länk till annan webbplats.

Leveranslista google, bilaga 2 (personnummersorterade akter) Länk till annan webbplats.

Leveranslista google, bilaga 3 (kartor och ritningar) Länk till annan webbplats.

Leveranslista google, bilaga 4 (fotografiskt material) Länk till annan webbplats.

Leveransbevis, google (sammanfattning leverans) Länk till annan webbplats.

Leveransbevis och bilagor i wordformat

Leveranslista word, bilaga 1 (protokoll, diarieförda handlingar) Länk till annan webbplats.

Leveranslista word, bilaga 2 (personnummersorterade akter) Länk till annan webbplats.

Leveranslista word, bilaga 3 (kartor och ritningar) Länk till annan webbplats.

Leveranslista word, bilaga 4 (fotografiskt material) Länk till annan webbplats.

Leveransbevis word, (sammanfattning av leverans) Länk till annan webbplats.

Exempel leveransbevis och bilagor

Osäker på hur du ska fylla i leveransbevis och bilagorna, se nedastående ifyllda exempel. Ett tips är att börja fylla i bilagorna. Är det handlingar från olika arkivbildare använd en bilaga per arkivbildare. Till sist fyller du i själva leveransbeviset som är en sammanfattning av alla bilagor.

Genom vår Arkiveringsutbildning får du tillgång till ett systemstöd hur du ska fylla i leveransbevis och bilagor - gå in under fliken Utbildning för vidare instruktioner. Har du en gång genomgått utbildningen, kan du återvända till systemstödet när du behöver.

Har du problem med att formuläret är låst, så kan du spara blanketten på din egen filarea. Därefter går du in i Word-inställningarna under Granska - Begränsa Redigering - Stoppa skydd. Sedan kan du lägga till extra rader och flytta text.