Skicka faktura till Linköpings kommun

Välkommen till vår informationssida som riktar sig till dig som leverantör till Linköpings kommun. Här har vi samlat den information som du behöver för att fakturera oss och vad du behöver få med på fakturan eller som bilaga för att vi ska kunna verkställa en utbetalning.

Aktuell information om lagkrav på elektroniska fakturor

Som leverantör till Linköpings kommun är du från och med 1 april 2019 skyldig att skicka dina fakturor elektroniskt till oss.
Lagen beslutades av Riksdagen i juni 2018 och innebär att vi som kommun kan kräva att alla våra inköp, oavsett om det är ett ramavtal eller en direktupphandling, ska faktureras elektroniskt.

Observera att PDF inte är ett godkänt format.

Ni som kan e-fakturera redan idag

Om du har möjlighet att skicka elektroniska fakturor till oss via ert ekonomisystem vänligen vänd dig till vår support så hjälper vi dig att komma igång. Om du i dagsläget redan har en tjänsteleverantör kan du skicka en förfrågan till oss via vår tjänsteleverantör Pagero.

  • GLN -nr  7332776000001
  • Organisationsnummer: 212000-0449

Ni som inte kan e-fakturera idag

Du erbjuds att använda en fakturaportal tillhandahållen av Pagero, där du som leverantör kostnadsfritt kan registrera och skicka elektroniska fakturor till oss. Vid första tillfället måste du skapa ett konto, en handledning finns sedan att tillgå hur du går tillväga för att registrera din faktura. Tänk på att ange ett korrekt referensnummer i fältet ” Er referens” bestående av tre siffror och en bokstav, detta styr att fakturan hamnar hos rätt beställare.

Om du får problem med registreringen eller skapandet av din faktura vänligen vänd dig till Pagero via e-post eller via telefon.

Pagero

Skicka e-post till Pagero

E-post: info@pagero.com

Telefon: 031-730 88 30

Det här ska fakturan innehålla

För att kommunen ska kunna betala inkomna fakturor är det viktigt att det tydligt framgår att det är Linköpings kommun som är fakturamottagare, vad som har levererats och vem inom kommunen som har gjort beställningen. Om nödvändiga uppgifter saknas på fakturan kommer den att returneras till avsändaren.

För att fakturan ska kunna styras till rätt mottagare är det viktigt att det finns ett särskilt referensnummer på fakturan. Referensnumret består av ett 3-siffrigt nummer följt av en bokstav, till exempel 103A och ska uppges av kommunens beställare. Om beställaren inte anger något referensnummer ber vi dig som leverantör att efterfråga den. Att uppgiften finns underlättar vår hantering, men ger också dig som leverantör en ökad säkerhet att beställaren är en person som är anställd av Linköpings kommun. För en fullständig förteckning över befintliga referensnummer klicka på rubrik ”referensnummer”.

På samtliga fakturor som ställs ut till kommunen ska fakturaadressen följa nedanstående struktur:
Linköpings kommun
Skanningcentralen
103A (exempel)
581 81 Linköping

Leveransadress ska naturligtvis anges på fakturan med den adress dit varan eller tjänsten levererats.

Annan post som inte innehåller fakturor skickas direkt till den verksamhet som är berörd.

Följande uppgifter måste finnas på leverantörsfakturan för att den ska kunna behandlas av Linköpings kommun:

  • Kommunens fakturaadress
  • 3-siffrigt referensnummer samt versal
  • Leveransadress
  • Kommunens beställare (namn och enhet)
  • Fakturanummer
  • Fakturadatum
  • Fakturabelopp
  • Momsbelopp och tillämpad momssats
  • Leverantörens plusgiro eller bankgiro
  • Organisationsnummer
  • Information om F-skatt

Om fakturan hänvisar till följesedel, rekvisition, kassakvitto eller annan specifikation måste den bifogas fakturan.

Linköpings kommuns referensnummer

Betalningsvillkor

Linköpings kommun tillämpar alltid, såvida inte särskild överenskommelse har inträffats betalningsvillkoret 30 dagar från fakturadatum och betalar inga faktureringsavgifter eller liknande påslag på fakturan eller eventuella dröjsmålsräntor som överstiger räntelagens bestämmelser.

Information angående F-skatt

När Linköpings kommun köper en tjänst finns det olika sätt att administrera betalningen. Beroende på om leverantören är godkänd för F-skatt eller inte skiljer sig vår hantering utifrån Skatteverkets regler.
Om leverantören inte är godkänd för F-skatt, vid avtalstillfället eller utbetalningstillfället kommer betalningen att reduceras med ett belopp motsvarande skatt på 30 procent. Vid betalning till en fysisk person kommer även beloppet att reduceras med eventuella sociala avgifter. Det reducerade beloppet kommer sedan att betalas in till Skatteverket av Linköpings kommun. Om du som privatperson utfört en tjänst skall alltid ett konsultkontrakt upprättas och bifogas till fakturan.

Om leverantören är en ideell förening, som inte är godkänd för F-skatt men har ett intyg från Skatteverket att de är skattebefriade kommer betalningen ske utifrån den faktura som leverantören skickat till oss, förutsatt att en kopia av ett giltigt intyg är bifogat med fakturan.

Ni som inte har F-skatt kan ändå utföra enstaka uppdrag under året. För att er uppdragsgivare inte ska behöva dra skatt med 30 procent på utbetalningen, ska ni skicka med ett A-skatteintyg med fakturan. Ni kan bara få intyget om inkomstenfrån uppdraget är skattefri.

Intyget beställer ni genom att skicka ett mail till malmo@skatteverket.se.

Följande uppgifter ska då skickas med:

  • Föreningens namn och organisationsnummer
  • Vilken typ av uppdrag det gäller
  • Från vilket år intyget ska gälla

Återbetalning av leverantörsfaktura

Om Linköpings Kommun gjort en felaktig utbetalning eller om du som leverantör ska betala tillbaka en outnyttjad kredit ska dessa pengar betalas tillbaka till plusgiro: 6401378-2. Vänligen märk inbetalningen med fakturanumret så vi kan hänföra betalningen rätt.

Organisationsnummer och GLN-nummer

  • Kommunens organisationsnummer är: 212000-0449
  • VAT-nummer (momsregistreringsnummer med tillägg för landskoden): SE212000044901
  • GLN-nummer: 7332776000001
Hjälpte informationen på den här sidan dig?

Hjälp oss förbättra webbplatsen

Hur skulle den här sidan kunna bli bättre?

Senast uppdaterad den 21 oktober 2019