Konferensvärd/administratör till Utbildningskontoret



Sista ansökningsdatum: 2019-06-24
Referensnummer: 2686

Anställningsform: Tillsvidareanställning

Kontaktperson:

Marie Eriksson, HR-konsult, 013-206925

Maria Esbjörnsson Lakatos, Enhetschef, 013-29 48 38

Britt-Marie Sandström, Facklig företrädare Vision, 013-207140

Ansök här!

Om arbetsplatsen

Enheten för sammanhållen administration ingår organisatoriskt i Utbildningsförvaltningen och ger administrativt stöd till Utbildningsförvaltningen samt Kultur- och fritidsförvaltningen. Förvaltningarna är uppdrags- och myndighetskontor för fyra av kommunens nämnder; Barn- och ungdomsnämnden, Bildningsnämnden, Arbetsmarknadsnämnden samt Kultur- och fritidsnämnden.

På Utbildningskontoret arbetar chefer och tjänstemän som leder den verksamhet som nämnden har fattat beslut om, totalt ca 90 medarbetare.

Den administrativa gruppen är en del av Enheten för sammanhållen administration som ger administrativt stöd till Utbildningsförvaltningen och Kultur- och fritidsförvaltningen. Gruppens uppdrag innefattar att sköta Utbildningsförvaltningens registratur samt ge stöd och service till chefer och medarbetare.  

Arbetsbeskrivning

Som konferensvärd/administratör finns du på plats under kontorets öppettider (kl. 07.45-16.00) för att ge god service åt kontorets medarbetare och konferensgäster. Du är bokningsansvarig för våra konferenslokaler och åtgärdar enklare problem med ljud, bild och IT i dessa. 

Du ansvarar även för den interna servicen på kontoret, exempelvis att hantera lås, larm och nycklar, postsortering, rese- och konferensbokningar, felanmälan, inköp av kontorsmaterial mm. Du är även delaktig i att utveckla och förbättra administrativa rutiner på kontoret. Du förväntas kunna utföra allmänna förekommande uppgifter på kontoret och hålla ordning och reda i våra gemensamma utrymmen. 

I arbetsuppgifterna ingår också registrering i utbildningsförvaltningens diarium samt att vara behjälplig i våra andra diarium vid semestrar och ledigheter.

Med reservation för att detta är en nyinrättad tjänst kan arbetsuppgifterna komma att ändras.

Kvalifikationer

Du har gymnasieexamen och tidigare erfarenhet av liknande arbetsuppgifter. Du har erfarenhet och kännedom om kommunens diarieföring och dokumenthantering samt gällande lagar och regler. Goda IT-kunskaper är ett krav.

Då det i arbetsuppgifterna ingår dokumenthantering och att kommunicera med medarbetare och besökare på kontoret behöver du kunna uttrycka sig väl i tal och skrift på svenska.

Som person är du självgående i ditt arbete och tar ansvar för dina arbetsuppgifter och planerar och organiserar på ett effektivt sätt. Du har lätt för att anpassa dig till ändrade omständigheter och tar initiativ och uppnår resultat. Du arbetar bra med andra människor och har intresse, vilja och förmåga att hjälpa andra och anstränger dig för att leverera lösningar.  

Information om tjänsten

Tillträde: Enligt överenskommelse

Anställningsform: Tillsvidareanställning

Sysselsättningsgrad: 100%

Antal lediga befattningar: 1

Ref. nr: 2686

Om Utbildningsförvaltningen

Det är våra barn, unga och vuxna som bygger Linköping. Genom att ge dem de bästa förutsättningarna att växa och utveckla sina kunskaper ger vi samtidigt Linköping chansen att fortsätta utvecklas av kunniga och ambitiösa invånare även i framtiden. För att lyckas med detta behöver vi fler som vill utforma och driva nya idéer för att främja utveckling och lärande. Med modern pedagogik och ny teknik arbetar vi för att hålla en hög kvalitet med fullt fokus på varje individ och deras skiftande behov. Här finns gott om utrymme att växa i din yrkesroll. Tack vare en decentraliserad styrning där chefer och medarbetare själva tar stort ansvar för verksamheten ger Linköpings kommun goda möjligheter att ta initiativ och göra idéer till verklighet. Var med och påverka du med!

Om Linköpings kommun

I Linköpings kommun är idéer och innovation centralt. Det är nämligen idérikedomen hos kommunens engagerade och inflytelserika medarbetare som ger Linköping möjligheten att utvecklas och vara en av Sveriges snabbast växande städer. Här är kreativitet, mångfald och jämställdhet minst lika viktigt som att ligga i framkant när det gäller världsledande högteknologi och nytänkande forskning. Tillsammans förbättrar vi våra invånares vardag och framtid. Linköping - Där idéer blir verklighet. För mer information om hur det är att arbeta hos oss hittar du här:linkoping.se

Ansök här!

Senast uppdaterad den 24 juni 2019