Läget nu och vägar framåt

Linköpings har nu tagit ett stort steg mot en stegvis övergång till digital arkivering i kommunen. I samverkan med Norrköpings kommun har ett digitalt slutarkiv (e-arkiv) inhandlats och installerats på kommunens servrar. De första leveranserna har börjat flyta in och en Arkivportal finns tillgänglig externt med en del äldre sökbara stadsfullmäktigeprotokoll.

                             Möte med Norrköping och Formpipe 

 

Nu 2020 har e-arkivsarbetet kommit in i ett nytt skede, där det handlar om förvaltning, implementering och utveckling. Pilotprojekten som har ingått i införandeprojektet är klara och utifrån erfarenheterna från dessa har en leveransplan tagits fram. Prioritetsordning och tidplan för denna leveransplan bestäms i referensgruppen för e-arkivsarbetet.

Information ut till verksamheterna har genomförts om att e-arkivet är på plats och att vi nu börjar en stegvis leverans in till e-arkivet. Här förs också en diskussion om vem som har ansvar för vad och hur digital arkivering fungerar i praktiken.Här har även en Handbok för digital arkivering tagits fram. För närvarande (jan 2020) så har leveranser in i e-arkivet skett från ärendehanteringssystemet W3D3 liksom leveranser av skannade handlingar från ett drygt 20-tal år av stadsfullmäktigeprotokoll. De senare finns också nåbara externt via den så kallade Arkivportalen.

Parallellt med detta arbetar e-arkivsgruppen med praktiska och tekniska frågor kring systemet och det delvis nya arbetssätt som e-arkivering innebär. Samverkan med Säkerhetsenheten sker kring informationssäkerhetsfrågor. Stor vikt läggs också vid samarbete med andra e-arkivsprojekt som befinner sig i liknande skede som Linköping och då naturligtvis främst med Norrköpings kommun. 

1. Läs igenom handboken (särskilt kapitel 1.2 Verksamhetens förarbete).

2. Kontakta din administrativa chef/verksamhetens arkivansvariga för att stämma av förutsättningarna och få med ditt system/information på leveransplanen.

3. Checka av så att förarbetet enligt handboken är klart.

4. Säkerställ resurser och roller samt uppdragsbeskrivning för det kommande leveransprojektet i samverkan med e-arkivets förvaltningsgrupp.

KRAV PÅ SYSTEM SOM SKA INFÖRSKAFFAS TILL LINKÖPINGS KOMMUN.
 -Utifrån funktionalitet mot e-arkivet

  • Det ska gå att exportera den information som ska bevaras från verksamhetssystemet till ett system för digitalt långtidsbevarande (e-arkiv)
  • Exporten ska kunna göras löpande, utan omfattande åtgärder, vid valfri tidpunkt.
  • Funktionaliteten för export ska finnas tillgänglig från start
  • Det ska gå att gallra informationen ur verksamhetssystemet efter export.
  • Systemet ska ha stöd för regelstyrd selektiv gallring av information.

KRAV PÅ MULTIFUNKTIONSSKRIVARE SOM INFÖRSKAFFAS TILL LINKÖPINGS KOMMUN
- Utifrån funktionalitet mot e-arkivet

  • Funktionalitet att skanna till PDF/A
Hjälpte informationen på den här sidan dig?

Hjälp oss förbättra webbplatsen

Hur skulle den här sidan kunna bli bättre?

Senast uppdaterad den 16 januari 2020