Leverans av arkivhandlingar

Innan arkivhandlingar överlämnas till Stadsarkivet behöver vissa förberedelser göras. Detaljerade instruktioner hittar du i våra lathundar.

En leverans av handlingar innebär att det är Stadsarkivet som tar över ansvaret för vården av handlingarna och utlämnande av allmän handling. Finns det handlingar där det råder sekretess, så följer de reglerna med till Stadsarkivet.

Kontrollera att du kan svara ja på följande frågor innan du bokar in en tid för leverans:

  • Leveransen innehåller enbart bevarandehandlingar?
  • Materialet är rensat från nitar, gem, plastfickor etc.?
  • Handlingarna ligger i aktomslag och arkivboxar?
  • Jag kan ansvara för att leveransen är korrekt efter gällande regler?
  • Det är någon annan som arkiverat handlingarna, men jag har kontrollerat att det är korrekt utfört?

När du ställt i ordning handlingarna tar du kontakt med Ronny Andersson, för att boka tid för leverans. Du når honom på: e-post ronny.andersson@linkoping.se eller tel. 013-20 65 34.

Alla leveranser ska ske med personlig överlämning.

Behöver du hjälp med transport kontakta Förvaltningsservice, tel. 013-20 67 79.

Börja med att fylla i lämplig bilaga:

1 - leveranslista

2 - personnummersorterade akter

3 - kartor och ritningar

4 - fotografier

Alla arkivboxar från en arkivbildare ska redovisas på en gemensam bilaga.

Huvudblanketten ska alltid fyllas i, men den kan du fylla i sist eftersom den är en sammanfattning av de olika bilagorna. På huvudblanketten kan du fylla i flera olika arkivbildare, men på bilagorna kan det enbart finnas en arkivbildare.

Alla ifyllda blanketter ska skrivas ut enkelsidigt i två exemplar på Svenskt Arkiv 80 eller motsvarande arkivbeständigt papper.

Reversalerna är en kvittens på överlämnat material.

Fyll i ort och namnförtydligande. Fyll ej i datum, bokat datum kan komma att ändras.

Medtag reversalerna vid leveransen.

Osäker på hur du ska fylla i reversalerna, se nedastående ifyllda exempel. Ett tips är att börja fylla i bilagorna. Är det handlingar från olika arkivbildare använd en bilaga per arkivbildare. Till sist fyller du i en huvudblankett som en sammanfattning av alla bilagor.
Har du problem med att formuläret är låst, så kan du spara blanketten på din egen filarea. Därefter går du in i Word-inställningarna under Granska - Begränsa Redigering - Stoppa skydd. Sedan kan du lägga till extra rader och flytta text.

Lathundar vid arkivering

En bildserie med handfasta tips vad du ska tänka på när du arkiverar!

Det finns en särskild handledning att använda för dig som enbart hanterar personalakter.

En lathund med vad du ska tänka på vid utstädning av handlingar i tjänsterum. Särskilt viktigt för den som slutar sin tjänst eller går i pension.

Hjälpte informationen på den här sidan dig?

Hjälp oss förbättra webbplatsen

Hur skulle den här sidan kunna bli bättre?

Senast uppdaterad den 7 oktober 2019