– Vi har en spännande resa framför oss som den första stora kommunen som inför Googles G Suite. Med de nya möjligheterna som plattformen erbjuder ska vi arbeta för att skapa nöjda och produktiva medarbetare. Vi vet att funktionerna är efterfrågade av många, säger Jakob Algulin, digitaliseringsdirektör.
G Suite är ett sammanhållet paket av verktyg och tjänster som fungerar på ett enhetligt sätt. Den innehåller verktyg och tjänster för bland annat dokumenthantering, presentationer, kalkylblad, lagring, e-post och annan kommunikation. Oavsett om medarbetaren använder dator, surfplatta eller mobil har hen alltid tillgång till verktyg och filer. Allt som behövs är en internetuppkoppling och en enhet.
Bättre pris än alternativet
Valet av G Suite som samarbetsplattform avgjordes genom en offentlig upphandling där vinnande leverantörs anbudssumma landade på 31 miljoner kronor för de kommande åtta åren. Som jämförelse låg det mest ekonomiskt fördelaktiga erbjudandet från konkurrerande anbudsgivare som tillhandahåller licenser för Microsofts Office 365 på 171 miljoner kronor, det vill säga 140 miljoner kronor dyrare.
– Vi är väldigt nöjda med att vi har lyckats upphandla en lösning som möter våra högt ställda krav och dessutom till ett bra pris, som ger vår personal möjlighet till att kunna samarbeta effektivare än med vår nuvarande lösning, säger Michael Lööw, utvecklingschef på kommunens IT-avdelning LK-data.
En noggrann process
Arbetet med upphandlingen och införandet av ny samarbetsplattform för kommunen inleddes redan 2018. Ett stort fokus i upphandlingen har varit att säkerställa att kommunens information kan hanteras på ett säkert sätt både i samarbetsplattformen och under införandeprocessen.
– Vi har haft en nära dialog med våra jurister under hela upphandlingen. Vi har även anlitat en advokatbyrå för att genomföra en juridisk och säkerhetsmässig granskning och jämförelse av Microsofts respektive Googles tillämpliga avtalspaket. Framåt ligger vårt fokus på att utbilda personalen så att de får kunskap om hur verktygen fungerar och hur de ska arbeta med informationen, säger Michael Lööw.
G Suite kommer att börja införas för kommunens medarbetare i slutet av året.
