Boka lokaler och anläggningar

• Prioriterad bokning: Lokalbokningen kan ibland behöva använda lokal eller anläggning för andra ändamål, som reparationer, matcher eller evenemang. Om din bokning påverkas måste de meddela dig minst tre veckor i förväg.
• Nyckelhantering: Du får nycklar eller taggar enligt vad som anges i bokningsbekräftelsen.
• Överlåtelse: Du får inte sälja eller överlåta din bokade tid till någon annan.
• Betalning: Bokningen ska betalas inom 30 dagar från det att fakturan skickades. En skriftlig betalningspåminnelse skickas om betalningen inte sker innan förfallodagen. En påminnelseavgift tillkommer då. Även dröjsmålsränta kan tas ut.
• Utrustning och personliga ägodelar: Upplåtaren ansvarar inte för personliga ägodelar eller föreningsägda tillhörigheter. Var uppmärksam för att undvika stölder!
• Utrymningsföreskrifter: Du som kund måste känna till och följa utrymningsföreskrifterna som gäller vid brand eller brandrisk.
• Skador: Om du som kund eller dina deltagare orsakar skador på lokalerna eller utrustningen, måste du betala för reparation eller ersättning. Du ska rapportera detta till den aktuella skolan eller anläggningen.
• Villkorsbrott: Om du inte följer bokningsvillkoren och reglerna, kan upplåtaren, efter att ha gett dig en skriftlig varning, avboka din bokning omedelbart om du inte rättar till situationen. Detta kan också ske om du inte betalar dina fakturor i tid.
• Force majeure: Det betyder att om det uppstår arbetsinställelse, blockad, brand, strömavbrott eller andra oförutsägbara omständigheter som upplåtaren inte kan kontrollera - är upplåtaren inte skyldig att uppfylla sina bokningsåtaganden.
• Musiklicens: Du är ansvarig för att kontrollera om du måste betala ersättning till STIM för musik som spelas under din bokade tid.

Enstaka/tillfällig bokning

Om du avbokar en lokal eller anläggning sju dagar före din bokade tid, behöver du inte betala någon avgift. Du kan avboka din bokning själv genom att logga in på Interbook. Om du avbokar senare än så måste du betala hela avgiften.

Terminsbokning

Om du vill avsluta din terminsbokning, måste du meddela det via e-post till lokalbokningen senast en vecka innan bokningens slutdatum. För avbokning av enstaka tillfällen kan ingen avgiftsrabatt ges. Om lokalen behövs för ett annat ändamål som godkänns av upplåtaren eller lokalbokningen (se punkt 1), kommer den ordinarie kunden att krediteras.

Arrangemangsavbokning

För att avboka ett arrangemang måste du göra det minst tre veckor före den bokade tiden genom att skicka ett e-postmeddelande till lokalbokningen.

• Kundansvar: Kunden eller ledaren måste se till att alla som är i lokalen följer bokningsreglerna och behandlar lokalen, dess utrustning och inventarier med försiktighet. Eventuella skador eller problem måste snabbt rapporteras till skolan eller idrottsanläggningen. 
• Larm: Om kunden orsakar ett larm på grund av vårdslöshet eller att de inte följer rutinerna, kan kunden bli ansvarig för utryckningskostnader.
• Alkohol och droger: Det är inte tillåtet att ha, konsumera eller lagra alkohol eller droger i de bokade lokalerna.
• Mat: Om du bokar en idrottshall, bör matintag ske utanför eller i anslutning till hallen, inte inuti.
• Tobak: Rökning är inte tillåten i eller nära kommunens lokaler.
• Djur: Djur är inte tillåtna i kommunala lokaler.
• Tillstånd: Kunden måste se till att de har de nödvändiga tillstånden från myndigheter för den aktivitet som lokalen används till.
• Parkering: Kunden måste följa parkeringsreglerna vid anläggningen.
• Städning: Inom tiden för bokningen måste den ansvariga ledaren se till att lokalen återställs i sitt ursprungliga skick. Grovstädning och iordningställande av lokalen samt övriga ytor krävs innan kunden lämnar den, annars kan det tillkomma en extra städavgift.

Utöver allmänna villkor och ordningsregler gäller:

• Användning av idrottsanläggningar: Anläggningarna ska huvudsakligen användas för idrottsändamål. Undantag kan godkännas av Kultur- och fritidskontoret (till exempel övernattningar eller större arrangemang), men idrotten har alltid företräde.
• Skor: I idrottshallar får du aldrig använda ytterskor. Det gäller även i omklädningsrum om det finns särskilda utrymmen för skobyten.
• Utrustning: Uthyraren ser till att anläggningen är utrustad med de nödvändiga mål eller anordningar som är listat i vår e-tjänst Interbook för de specifika sporter som ska utövas där.
• Väderförhållanden: Vid extremt väder, som mycket regn eller snö, kan bokade tider på fotbollsplaner och bandyplaner bli inställda. Lokalbokningen meddelar detta via Interbook med de kontaktuppgifter som kunden har angivit.
• Instruktioner: Instruktioner för ljudsystem eller resultatvisare finns i bokningsbekräftelsen.
• Omklädningsrum: I de lokaler där det finns omklädningsrum, får de användas i 30 minuter före och efter den bokade tiden.
• Städning: Kunden måste grovstäda använda omklädningsrum, duschrum, toaletter och liknande utrymmen. Det innebär undanplockning/upptorkning av pappersskräp, tomglas, muggar och liknande. Arrangören ansvarar även för att gästande lags omklädningsrum lämnas i grovstädat skick.
• Städning av läktare: Om hallen har läktare, måste de också grovstädas efter användning. Matintag bör ske utanför hallen - inte inuti.
• Fotografering och videoinspelning: Du behöver tillstånd för att fota eller filma i omklädningsrum.
• Klister: Klister eller liknande ämnen får inte användas om inte särskilda överenskommelser har gjorts med upplåtaren.
• Återställning av redskap: Använda redskap måste återställas inom den bokade tiden. Det gäller även vädring av lokalen. Verksamheten måste avslutas i god tid före bokningsslutet.
• Tidigare tillträde: Tillträde till lokalen/anläggningen är inte tillåtet före den bokade tiden om annan verksamhet pågår.

Utöver allmänna villkor och ordningsregler gäller:

• Användning av kulturlokaler: Du får bara använda lokalen under den bokade tiden. Du får inte använda lokalen för något annat ändamål än vad den är bokad för. Du får inte sätta upp kulisser, belysningar, ljudanläggningar eller liknande.
• Tillstånd: Det är ditt ansvar att ansöka om de tillstånd som krävs för den verksamhet/aktivitet som lokalen ska användas till.
• Musik: Du är ansvarig för att kontrollera om du måste betala ersättning till STIM för musik som spelas under din bokade tid. Du ansvarar också för att följa Folkhälsomyndighetens riktmärken för ljudvolymer (FoHMFS 2014:13 och FoHMFS 2014:15). 
• Övernattning: Övernattning i lokalerna är inte tillåten.
  
  
  

Utöver allmänna villkor och ordningsregler gäller:

• Rökförbud: Rökning är inte tillåten i skollokaler eller på skolområdet.
• Företräde för skolans verksamhet: Skolans egna aktiviteter prioriteras före bokningar. Men vi försöker undvika att störa överenskomna bokningar med skolans arrangemang. Om skolan behöver använda de lokaler som du har bokat, kommer skolan och lokalbokningen att samråda minst tre veckor i förväg och diskutera eventuella ändringar.
• Användningsändamål: Du får bara använda lokalerna för det ändamål de är avsedda för.
• Bokningstider: Lokalen är endast tillgänglig under den tid som har avtalats. Du kan vistas i skolans lokaler högst 10 minuter före och 20 minuter efter din bokade tid. Läs särskilda regler för gymnastik- och idrottshallar.
• AV-utrustning: Du kan använda den AV-utrustning som finns i lokalen utan extra kostnad. Om du behöver annan utrustning kan du beställa den mot en avgift. Övrig utrustning i skolan får inte röras.
• Tillträde: Du får inte komma in i lokalen om den ansvariga ledaren för bokningen inte är närvarande. Ytterdörren ska vara låst under lektioner eller övningar.
• Avslutning: Ansvarig ledare måste lämna lokalen sist och se till att fönster är stängda, belysning är släckt, kranar är avstängda, dörrar är låsta och att alla villkor och regler som anges i bokningsbekräftelsen samt eventuella särskilda instruktioner följs.

   

Skolrestaurang/Matsal

För allmänna evenemang krävs alltid ett godkännande från polisen. Tillståndsplikt kan även inträda om det kommer mer än 150 personer till ett evenemang.

• Serveringsdiskar: Du får inte flytta på serveringsdiskar eftersom de är anslutna till el och vatten.
• Skolrestaurangkök: Köken är livsmedelslokaler och omfattas av livsmedelslagen. Kunden får inte använda kökets förvaring och utrustning. Om du behöver köket kan du möjligen hyra personal från skolrestaurangen. Kunden kontaktar själv respektive skolrestaurang och ersätter personal enligt deras avtal.
• Efter evenemanget: Efter avslutad verksamhet måste du återställa bord, stolar och eventuell annan utrustning på rätt plats enligt den anvisade möbleringsskissen. Se även till att ordna scenområdet (om det finns).
• Rengöring: Bord, stolar och golv måste torkas av med en fuktig trasa (rengöringsutrustning finns i ett närliggande städrum eller är redan framställt).
• Matrester: Matrester och liknande får inte lämnas kvar. Kontrollera med skolan om det finns en särskild plats för avfall.
• Golvrengöring: Om du behöver våttorka golvet, kan skolans städare hjälpa mot en avgift. Kontakta skolan för överenskommelse. Observera att detta gäller endast fukttorkning av golvet. Övrig städning måste du själv göra enligt anvisningarna ovan.

Övernattning

När du använder skollokaler för din verksamhet, är det viktigt att samordna med skolans vaktmästare, städentreprenör och din egen grupp.

• Uppmärkning och möblering: Du som kund ansvarar för att markera de beställda klassrummen och för att flytta om och återställa möblerna.
• Ledare: Om det behövs, måste du se till att det finns en ledare på plats under dagtid.
• Vakthållning: Du ansvarar för ordna med nödvändig vakthållning under natten.
• Besökslista: Ansvarig ledare måste ha en lista över alla som är i lokalen eller övernattar där.
• Pappershanddukar: Användning av pappershanddukar bör undvikas.
• Städning: Lokalerna måste rengöras och återställas enligt lokala instruktioner efter användning. Vid mycket stora evenemang kan det krävas att den ordinarie städentreprenören utför en slutstädning, vilket du som kund måste betala för. Städmaterial får du av skolans vaktmästare.
• Efterbesiktning: En slutkontroll av lokalerna måste göras enligt överenskommelse med skolans vaktmästare.
• Redovisning: Du måste skicka en redovisning över antalet övernattningar via e-post till lokalbokningen.