Arkivansvarig - arkivredogörare
Varje verksamhet ska ha en arkivansvarig och en eller flera arkivredogörare. Vissa verksamheter kan även ha en arkivsamordnare. Dessa är Stadsarkivets kontaktpersoner ute i verksamheterna.
Ett väl fungerande nätverk av arkivansvariga, arkivredogörare och eventuellt arkivsamordnare skapar goda förutsättningar för ett effektivt arbete med informationshantering och informationshanteringsplan samt underlättar spridning och inhämtning av information om arkivering.
En närmare förklaring av de olika rollerna hittar du i beskrivningarna på denna sidan. En liten kortare sammanfattning samt ett längre dokument för rollerna arkivansvarig och arkivredogörare. Det är dock förvaltningschefen som har det övergripande informationsansvaret på förvaltningen.
Stadsarkivet är angelägna att ha rätt uppgifter till vilka som är kontaktpersoner. Det ligger på verksamheten att meddela till Stadsarkivet så snart som möjligt när personerna byts ut. Meddela uppgifterna i första hand till din kontaktperson på Stadsarkivet. Dessa uppgifter hittar du längst ned på Stadsarkivets startsida i Arkivhandboken.
Vad har verksamheten för ansvar över sitt arkiv?
Enligt Arkivlagen (1990:782) har varje verksamhet/myndighet ansvar för att vårda sitt arkiv. Det innebär i praktiken att myndigheten ska:
- utse arkivansvarig och arkivredogörare
- ha en informationshanteringsplan
- ha en arkivbeskrivning
- redan vid diarieföring av ärenden ta hänsyn för att arkiveringen ska bli rätt
- organisera arkivet så att det är lätt att ta del av allmänna handlingar dvs. det ska enkelt framgå vad som är arbetsmaterial och vad som är allmän handling
- skydda arkivet mot förstörelse, skada, tillgrepp och obehörig åtkomst (förvaring i närarkiv alternativt brandsäkra skåp)
- verkställa föreskriven gallring i arkivet
Vad gör en arkivansvarig?
För varje verksamhet/arkivbildare ska det finnas en arkivansvarig som svarar för myndighetens hantering av sina allmänna handlingar och informationsklassning av dessa. Den arkivansvarige som ytterst svarar för myndighetens arkivvård bör vara en tjänsteman med central placering och överblick över myndighetens verksamhet och bör utses av respektive nämnd/styrelse. Då arkivansvarig utses bör möjliga delegationer – rörande aktualiseringar av informationshanteringsplaner, kontroll av verkställd gallring och verkställda leveranser till Stadsarkivet samt eventuellt sekretessprövningsrätt – ingå i beslutet.
Myndighetens chef är ansvarig för att personalen medverkar i dokumenthantering och arkivvård. Myndigheten skall anmäla till Stadsarkivet vem som är arkivansvarig.
Den arkivansvariges uppgifter är:
- att känna till gällande lagstiftning, kommunens arkivreglemente och övriga föreskrifter och riktlinjer inom arkivområdet samt att bevaka att myndigheten efterlever detta;
- att planera myndighetens arkivverksamhet samt även bevaka arkivfrågorna i budgetarbete och övrig planering;
- att svara för att myndighetens arkiv förvaras i godkända arkivlokaler/arkivskåp och förvaringsmedel;
- att upprätta informationshanteringsplan och arkivbeskring samt att regelbundet se över och revidera dem och myndighetens arkivbildning (i samråd med Stadsarkivet);
- att bevaka arkivfrågorna vid organisationsförändringar, skador på arkiv (brand, vatten, stöld) och vid avveckling av verksamheten m.m. kontakta Stadsarkivet;
- att tillsammans med arkivredogörarna regelbundet se över förutsättningarna för gallring och ansöka om gallringsbegäran till Stadsarkivet;
- att bevaka att endast materiel och metoder som är arkivbeständiga används till handlingar som ska bevaras;
- att medverka vid inspektioner;
- att lämna arbetsledning till och stödja arkivredogörarna;
- att informera personal om arkiv och arkivregler samt medverka vid arkivutbildningar;
- att hålla kontakt med Stadsarkivet.
Vad gör en arkivredogörare?
Arkivansvarig utser arkivredogörare, som ansvarar för den löpande hanteringen av allmänna handlingar. En eller flera arkivredogörare bör utses per verksamhetsområde/enhet. Som arkivredogörare har du mycket god kännedom om myndighetens verksamhet och administrativa rutiner. Det är lämpligt att arkivredogöraren är den som har hand om kansli och diarieföring. Du ser till att handlingar tas tillvara och arkivläggs och att arkivredovisningen är aktuell. Det är du som gallrar handlingar och ansvarar för den årliga arkivvården i samråd med den arkivansvariga. Du ansvarar också för det praktiska vid leveranser till Stadsarkivet.
Verksamhetens chef utser i samråd med myndighetens arkivansvarige den som skall vara arkivredogörare och ska anmäla till Stadsarkivet vem som är arkivredogörare. Verksamhetens chef, som är ansvarig för arkivbildningen och arkivvården, svarar för att arkivredogöraren kan utföra sitt uppdrag.
Arkivredogörarens uppgifter är:
- att känna till gällande lagstiftning, kommunens arkivreglemente och övriga föreskrifter och riktlinjer inom arkivområdet samt informerar personalen om dokumenthantering och arkivvård;
- att vårda arkivbildarens handlingar och svara för att de förvaras enligt gällande bestämmelser;
- att hålla handlingarna ordnade och tillgängliga enligt tryckfrihetsförordningens, arkivlagens och offentlighets- och sekretesslagens bestämmelser;
- att kontrollera att endast materiel och metoder som är arkivbeständiga används till handlingar som ska bevaras;
- att i samråd med arkivansvarig utarbeta informationshanteringsplan och arkivbeskrivning samt att de revideras vid behov;
- att bevaka att arkivbildningen sker i enlighet med informationshanteringsplanen;
- att tillsammans med arkivansvarig regelbundet se över förutsättningarna för gallring och lämna in gallringsbegäran till stadsarkivet;
- att verkställa beslutad gallring;
- att medverka vid inspektioner;
- att hålla Stadsarkivets tillsynsarkivarier fortlöpande informerade om förändringar i dokumenthanteringen och andra arkivförhållanden;
- att förbereda och verkställa avlämnande av arkivhandlingar till Stadsarkivet;
- att upprätthålla kontakt med den arkivansvarige och Stadsarkivet.
Vad gör en arkivsamordnare?
För de myndigheter som har en stor förvaltning med en större mängd verksamheter och därmed flera arkivansvariga och arkivredogörare, kan det vara lämpligt att utse en arkivsamordnare.
Arkivsamordnarens uppgift är att vara den sammanhållande länken mellan Stadsarkivet och förvaltningens olika arkivansvariga. Arkivsamordnaren är den arkivansvariges förlängda arm och i praktiken den som stöttar arkivredogörarna vid behov.
Den arkivansvarige har fortfarande kvar delegationer, som exempelvis rörande uppdateringar av arkivbeskrivningar och informationshanteringsplaner. Arkivsamordnaren bör vara placerad så i organisationen, att det medger bra överblick över myndighetens verksamhet.
Myndighetens chef är ansvarig för att både de arkivansvariga och arkivsamordnaren erhåller den medverkan från övrig personal som erfordras för att arkivbildaren skall kunna fullgöra sina skyldigheter inom arkiv- och dokumenthanteringen.
För att mer i detalj se vad uppdraget kan innebära se listan över arkivansvarigs uppgifter.