Lagar som styr arkiven

Uppgift:

Lagstöd:

Kommentar:

Verksamheten har ansvar för vård av sitt arkiv

Arkivlagen

Ansvaret övergår till arkivmyndigheten när det lämnats till Stadsarkivet.

God arkivförvaring (skydd mot förstörelse, skada och obehörig åtkomst)

Arkivlagen

Förvaring i arkivlokal eller brandsäkra, godkända dokumentskåp

Upprätta arkivbeskrivning

Arkivlagen

Samråd med Stadsarkivet

Fastställa vilka handlingar som ska vara arkivhandlingar

Arkivlagen

Görs i en IHP, samråd med Stadsarkivet. Tidpunkt för arkivering: arkivförordningen

Ansvar för en systematisk arkivförteckning

Arkivlagen

Ansvara för kostnaderna, utförs av Stadsarkivet i arkivförteckningsprogram.

Utse arkivansvarig och arkivredogörare

Kommunens arkivreglemente

Kontaktpersoner till Stadsarkivet

Arkivsamordnare

Rekommenderas, ej obligatoriskt

Samordnare för förvaltningens arkivansvariga, saknas denna roll ligger ansvaret för varje arkivansvarig att samordna för sin verksamhet.

Slutbehandlat ärende ska arkiveras

Arkivförordningen

Verkställa gallring efter föreskrifter

Arkivlagen

Stadsarkivet beslutar om föreskrifter och dokumenteras i IHP

Överlämna handlingar till Stadsarkivet

Kommunens arkivreglemente

När det inte längre behövs för det löpande arbetet. Praxis är efter 5 år.

Handlingar från verksamheter som upphör ska lämna arkivet till Stadsarkivet inom 3 månader.

Arkivlagen

Viktigt att det blir omhändertaget innan personer med sakkunskap försvinner till andra uppgifter.

Uppgift:

Lagstöd:

Kommentar:

Registrering (diarieföring)

I lagen står det registrering, men i allmänt tal säger man diarieföring.

Allmän handling

Tryckfrihetsförordningen 1949:105 (TF)

Om den är förvarad hos myndighet och är att anse som inkommen till eller upprättad hos en myndighet. (kommunala verksamheter är myndigheter).
Handlingar registreras för att det ska vara tydligt för vilket datum de blivit allmän handling och underlätta sökbarhet.

Registrering av allmänna handlingar med sekretess i W3D3

Offentlighet- och sekretesslagen 2009:400 (OSL)

Krav på registrering.

I registret ska det framgå: datum, diarienummer, från vem handlingen kommit ifrån och ärendemening. De två sista punkterna kan uteslutas, så att diariet i övrigt kan vara offentligt.

Registrering av övriga allmänna handlingar

Ej obligatoriskt

Registreras gärna för att hålla ordning på dessa.
Behöver inte registreras om de ordnas på annat sätt och det tydligt framgår när de kommit in eller upprättats.

Utlämnande av allmän handling

Tryckfrihetsförordningen 1949:105 (TF)

Ska ske skyndsamt, utan att man äventyrar ev. sekretess.

Serviceskyldighet

Förvaltningslagen 2017:900

Skyndsamt och vara behjälplig