Arkivansvarig - arkivredogörare

För varje verksamhet/arkivbildare ska det finnas en arkivansvarig som svarar för myndighetens hantering av sina allmänna handlingar och informationsklassning av dessa. Som arkivansvarig ansvarar du för vård av arkivet och stöd inom området till din verksamhets medarbetare. Det är du som tillämpar de bestämmelser och anvisningar som rör arkivvård och bevakar att arkivreglementet följs. Du ansvarar för att informationshanteringsplan och arkivbeskrivning är aktuell. Dessa tas fram i samråd med Stadsarkivet. Det är även din roll att vid behov ansöka om gallring.
Du samordnar arkivfrågor inom verksamheten och är Stadsarkivets kontaktperson.

Arkivansvarig utser arkivredogörare, som ansvarar för den löpande hanteringen av allmänna handlingar. En eller flera arkivredogörare bör utses per verksamhetsområde/enhet. Som arkivredogörare har du mycket god kännedom om myndighetens verksamhet och administrativa rutiner. Du ser till att handlingar tas tillvara och arkivläggs och att arkivredovisningen är aktuell. Det är du som gallrar handlingar och ansvarar för den årliga arkivvården i samråd med den arkivansvariga. Du ansvarar också för det praktiska vid leveranser till Stadsarkivet.

För de myndigheter som har en stor förvaltning med en större mängd verksamheter och därmed flera arkivansvariga och arkivredogörare, kan det vara lämpligt att utse en arkivsamordnare. 

Arkivsamordnarens uppgift är att vara den sammanhållande länken mellan Stadsarkivet och förvaltningens olika arkivansvariga. Arkivsamordnaren är den arkivansvariges förlängda arm och i praktiken den som stöttar arkivredogörarna vid behov. 

Den arkivansvarige har fortfarande kvar delegationer, som exempelvis rörande uppdateringar av arkivbeskrivningar och informationshanteringsplaner. Arkivsamordnaren bör vara placerad så i organisationen, att det medger bra överblick över myndighetens verksamhet.

Myndighetens chef är ansvarig för att både de arkivansvariga och arkivsamordnaren erhåller den medverkan från övrig personal som erfordras för att arkivbildaren skall kunna fullgöra sina skyldigheter inom arkiv- och dokumenthanteringen.

För att mer i detalj se vad uppdraget kan innebära se listan över arkivansvarigs uppgifter.