Informationshanteringsplan

Alla myndigheter ska beskriva sina allmänna handlingar i en informationshanteringsplan (som tidigare benämndes dokumenthanteringsplan). Planen är en översikt som är till hjälp för att få en överblick över alla allmänna handlingar som finns och hur dessa ska hanteras.

1. Börja med att gå kursen Informationshanteringsplan i Utvecklingsportalen samt läsa den information som finns under denna länk om informationshanteringsplaner.

2. Boka in ett besök med din kontaktperson på Stadsarkivet. Om du är osäker på vem detta är finns personerna presenterade på Utförarwebben/Arkiv startsida.

3. Har ni inte sedan tidigare en informationshanteringsplan börjar vi vid vårt besök med att titta på hur informationen bör vara upplagd.

4. Därefter påbörjas ett inventeringsarbete av vilka allmänna handlingar som hanteras inom er verksamhet. Det är det som ska beskrivas i den första kolumnen. Detta är oftast det som tar längst tid att definiera vilka typer av handlingar man hanterar inom verksamheten och intervjuer kan behöva göras med personer som besitter olika roller. Det är ju de som oftast sitter på sakkunskap om vad man hanterar inom verksamheten.

5. När man definierat vilka handlingar som finns, så fylls resterande kolumner i. Här hjälper gärna Stadsarkivet till med sin sakkunskap. I inventeringsarbetet kan man komma fram till att vissa handlingar ska gallras och det anges i kolumnerna "Gallringsfrist" och "Hänvisning till föreskrift". Om en handling ska gallras måste en föreskrift finnas till grund. Det är Stadsarkivet som har delegation på att fatta beslut om en sådan föreskrift och en gallringsbegäran ska lämnas in till Stadsarkivet för behandling. Er kontaktperson hjälper er hur ni ska skriva i er gallringsbegäran. Mallen för detta finns under fliken "Gallring". Det är verksamhetens arkivansvarige som ska skicka in gallringsbegäran.

6. I arbetet med att ta fram en informationshanteringsplan brukar det ofta krävas ett antal möten och utkast. När Stadsarkivet gett sitt godkännande kan informationshanteringsplanen skrivas fram till nämnd/styrelse för beslut. Det kan vara en fördel att i samband med att styrelsen fastställer planen, att de delegerar till arkivansvarig att ansvara för smärre uppdateringar.

7. När informationshanteringsplanen har fastställts, så ska den slutgiltiga versionen skickas till Stadsarkivet.

8. Informationshanteringsplanen uppdateras vid behov, men är oftast inte ett lika omfattande arbete. Om den arkivansvarige har delegationsrätt att uppdatera planen behöver inte den upp i nämnden/styrelsen igen.

När du använder mallen har vi några tips som underlättar användandet av mallen:

Om du fyllt i en siffra i de högra kolumnerna och ångrar dig måste du gå upp i "skrivraden" ovanför kolumnerna och skriva "-" för att tömma fältet. Alternativt fylla i en ny siffra.

De nya kolumnerna till höger står för:
Konfidentialitet - Att information inte tillgängliggörs eller avslöjas till obehörig
Riktighet - Att information är korrekt, aktuell och fullständig
Tillgänglighet - Att information är åtkomlig och användbar av behörig
Spårbarhet - Att förändringar i information går att spåra och återskapa

Informationshanteringsplansutbildning

Informationshanteringsplanen skrivs i samråd med Stadsarkivet. Boka in ett möte med en arkivarie från Stadsarkivet, så får du hjälp att komma igång! I Utvecklingsportalen finns även en utbildning du kan gå för att få en grund.

Det är verksamheten som ansvarar för upprätta och fortlöpande revidera informationshanteringsplan och arkivbeskrivning, så att allmänna handlingar hanteras på rätt sätt. Informationshanteringsplanen ska fastställas av nämnd eller styrelse, efter samråd med arkivmyndigheten. Vid större förändringar av informationshanteringsplanen bör dessa tas upp i nämnd. Smärre justeringar kan med fördel ske på delegation till utsedd inom den egna organisationen.

De kommunala bolagen kan välja om de vill lägga upp informationshanteringsplanen efter det allmänna arkivschemat eller efter processer. Förvaltningarna ska alltid hänvisa gallring till särskild föreskrift och från och med hösten 2023 gäller samma rutin även för de kommunala bolagen. Vägledning för gallringsfrister kan fås från Stadsarkivets föreskrifter, råd från Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor (SKA) och Riksarkivets föreskrifter.

Informationshanteringsplan för personalhandlingar

Lathund med definitioner hur du ska fylla i informationshanteringsplan

Här finns mallar du kan använda dig av när du ska börja skriva er informationshanteringsplan. Det finns även en mall för Förteckning av arbetsmaterial, som kan användas i ert informationssäkerhetsarbete. Den låg tidigare som en flik i informationshanteringsplanen.

Mallar till informationshanteringsplaner

Uppdaterad mall informationshanteringsplan.xlsx

Förteckning över arbetsmaterial.xlsx

Generell mall, ofta förekommande handlingstyper

Ny mall informationshanteringsplan i kalkyl

Mall Förteckning över arbetsmaterial i kalkyl

Avdelning	Namn	Exempel på handlingstyper
A	PROTOKOLL	Protokoll, mötesanteckningar, beslut
B	UTGÅENDE HANDLINGAR	Handlingar som skapats av den egna verksamheten. Verksamhetsberättelser, rapporter, broschyrer, informationsblad, personaltidningar, hemsida
C	DIARIER	Diarier, postlistor
D	REGISTER OCH LIGGARE	Andra typer av register än diarier. Inventarieförteckningar, avtalsregister, fotoregister, personalliggare
E	INKOMNA HANDLINGAR	Korrespondens, akter till diariet (innehåller både inkomna och utgående handlingar i ett sammanhållet diariefört ärende)
F	HANDLINGAR ORDNADE EFTER ÄMNE	Personalakter, projekthandlingar, fastighetsdokumentation
G	RÄKENSKAPER	Bokslut, årsberättelser och andra ekonomiska handlingar
Ö	ÖVRIGA HANDLINGAR	Används i undantagsfall där handlingarna inte kan läggas i någon annan avdelning.