Bakgrund
I Linköping har teknikens snabba utveckling förändrat informationshanteringen i grunden. Utvecklingen har allt snabbare gått från papper, mot en digital hantering där informationen ingår i ett flöde in och ut från den egna verksamheten. Att skapa en sammanhållen digital kedja från att informationen skapas till att den arkiveras och vidareutnyttjas har sedan länge varit en målbild.
I en effektiv e-förvaltning är hanteringen av den digitala informationen avgörande. Höga krav ställs på ett långsiktigt bevarande och goda möjligheter att återanvända och vidareutnyttja informationen. Här spelar ett fungerande e-arkiv en nyckelroll.
I Linköping sjösattes hösten 2012 projektet E-Lin (e-arkiv i Linköpings kommun). Målet var då att utreda och skapa möjligheter för ett framtida e-arkiv. Ett ramverk av viktiga dokument framställdes den följande tiden. Sommaren 2013 fördigställdes en Förstudierapport som både beskriver nuläget och pekar framåt. Till förstudierapporten finns även delrapporter som både kan ses som förarbete och fördjupningar inom några utvalda områden. Året efter antog kommunstyrelsen de av projektet framtagna Riktlinjer för digital arkivering, som målade upp ett tänkbart scenarie för hur digital arkivering skulle kunna gå till i kommunen. 2015 jobbade sedan projektet fram så kallade Tillämpningsanvisningar på en ytterligare detaljnivå med konkreta tips på till exempel gällande godkända arkivformat.
2015-2016 kom så arbetet in i en ny fas då en gemensam upphandling av ett e-arkiv skedde i samverkan med Norrköpings kommun. Vinnande leverantör blev Formpipe AB med sin produkt Long-Term Archive(LTA). 2016-2017 slutfördes sedan ett införandeprojekt tillsammans med leverantören och åter i samverkan med Norrköping. I införandeprojektet har installation och testning av systemet genomförts, bland annat via två så kallade pilotprojekt. Dessutom har en Handbok tagits fram och övergång till förvaltning och implementering förberetts (se avsnitt "Att leverera...). 2018 slutfördes införandeprojektet och arbetet gick in i en ny fas. Nu påbörjades implementering och testning av skarp arkivering från bland annat ärendehanteringssystemet W3D3 in i e-arkivet. 2019-20 fortsatte inläggning av information från W3D3. Nu öppnades också den så kallade Arkivportalen för extern sökning ut mot allmänheten. Ett stort steg. I Arkivportalen har vi kontinuerligt lagt ut skannat material ur Stads-och kommunfullmäktigeprotokoll från 1921 och framåt. För 2021 läs vidare under rubriken "Läget nu..."