Samarbete

Att övergå från pappersarkivering till digital arkivering (e-arkivering) är en av de dominerande frågorna i arkivsverige, men även för kommunal dokumenthantering som helhet. I Linköping har vi tidigt insett att  det gäller att samarbeta med andra aktörer, såväl lokalt, regionalt som nationellt.

Både Riksarkivet och SKL har förberett frågan nationellt genom att skapa en del överenskommelser och standards som vi i Linköping i största möjliga mån försöker hålla oss till. Det handlar för Riksarkivets del till exempel om digitala format och så kallade FGS:er (Förvaltningsgemensamma specifikationer) som är till hjälp när information ska föras över från ett verksamhetssystem till ett e-arkiv. SKL har bland annat varit med och tagit fram det ramavtal som vi använt som bas i vår egen upphandling.

På kommunal nivå har vi fortlöpande kontakter med kommuner som är av ungefär lika storlek och kommit ungefär lika långt som vi i e-arkivsfrågan. I länet har vi haft regelbundna möten med kommunarkiven regionalt och då speciellt med Norrköping. Samarbetet med Norrköping mynnade så småningom också ut i det fruktbara samarbete som lett oss genom införandeprojekt och in i förvaltning av vårt eget e-arkiv. Sedan 2019 har vi också ett kommunalt samarbete mellan aktörer som har samma e-arkivlösning som oss, (LTA från Formpipe). Här har diskuterats allt ifrån lagringslösningar till extern publicering.

På kommunen här var vi tidigt ute med en egen hemsida för arbetet och informerade i olika sammanhang. Förankring, samverkan och samsyn har präglat arbetet från början. En styrgrupp med representation från de olika förvaltningarna sattes snabbt samman och är under namnet referensgrupp fortfarande en viktig del av arbetet. Olika verksamheter har deltagit i förberedelser inför leveransprojekt beroende på var i arbetet vi befunnit oss.