Snabbnavigation

Hoppa till huvudinnehåll

Ärenden, handlingar och diarium

Linköpings kommun omfattas, precis som alla myndigheter, av offentlighetsprincipen som bland annat kommer till uttryck i tryckfrihetsförordningen genom bestämmelsen om allas rätt att ta del av allmänna handlingar.

Allmänna handlingar är handlingar som förvaras hos en myndighet och som är inkomna dit eller upprättade där. Det kan till exempel vara brev, e-post, ljud- eller videoinspelningar. Alla handlingar hos kommunen är alltså inte allmänna handlingar.

Allmänna handlingar kan omfattas av sekretess. Allmänna handlingar som inte omfattas av sekretess är offentliga allmänna handlingar, vilka var och en har rätt att ta del av. Allmänna handlingar som omfattas av sekretess får bara lämnas ut om någon sekretessbrytande lagbestämmelse är tillämplig.

Kommunens diarier

I kommunens diarier kan du söka och hitta ärenden som har diarieförts. I varje ärende framgår vilka händelser som har diarieförts, det vill säga vilka handlingar som har kommit in till kommunen eller upprättats av kommunen och vilka beslut som har fattats.

Inför denna mandatperiod ändrades kommunens nämndsorganisation. Från och med 2019 har omsorgsnämnden och socialnämnden gått samman och är idag social- och omsorgsnämnden. Utförarnämnden finns inte kvar. Söker du information före 2019 för dessa tre tidigare nämnder kan du kontakta respektive förvaltning, dvs social- och omsorgsförvaltningen eller Leanlink.

Hitta sammanträdeshandlingar

I sammanträdesportalen hittar du föredragningslistor, handlingar och protokoll. Här finns även ett kalendarium som ger en överblick över nämndernas och kommunstyrelsens möten.

Föredragningslistor, handlingar och protokoll till och med mars 2017 når du som tidigare från nämndernas och kommunstyrelsens sidor.

Ta del av en allmän handling

Även om du kan söka i vissa av kommunens diarier kan du inte se själva dokumenten som finns i diarierna. Vill du ta del av en allmän handling kan du vända dig till registrator på den nämnd där handlingen är diarieförd och begära att få ta del av den. Om det är en allmän, offentlig handling så kan du antingen få ta del av den på plats hos nämnden, eller så kan du begära att få en kopia på handlingen. Att ta del av en handling på plats hos nämnden är gratis, men vill du ha en kopia tar kommunen ut en avgift för detta, se nedan.

Om du inte vet vilken nämnd som har en allmän handling diarieförd kan du höra av dig till Kontakt Linköping som kan hjälpa dig.

Vissa äldre handlingar förvaras hos Stadsarkivet.  

Sekretessbelagda handlingar

Vissa uppgifter skyddas av sekretess enligt lag (offentlighets- och sekretesslagen) och får inte lämnas ut. Det handlar ofta om uppgifter inom socialtjänst eller förskola. Om en allmän handling omfattas av sekretess får den inte lämnas ut trots offentlighetsprincipen, om inte någon av de sekretessbrytande bestämmelserna i lagen är tillämplig. Om endast vissa uppgifter i en allmän handling omfattas av sekretess kan handlingen lämnas ut med de sekretessbelagda uppgifterna “maskade” (dolda).

Om en nämnd avslår en begäran om utlämnande av allmän handling, eller maskar delar av handlingen har den som begär att få ta del av handlingen rätt att få ett skriftligt avslagsbeslut som även kan överklagas till domstol.

Begära ut allmänna handlingar anonymt

Den som begär ut en allmän handling har rätt att vara anonym. Kommunen har som huvudregel ingen rätt att fråga vem som begär att få ta del av handlingen eller vad personen ska ha handlingen till. Endast i enstaka fall och om det är nödvändigt för sekretessprövningen, har kommunen rätt att fråga om identiteten, även då har man rätt att vara anonym. Om man i ett sådant fall väljer att vara anonym så kan det påverka utfallet av sekretessprövningen. Orsaken till detta är de bestämmelser som finns i lagstiftningen som kommunen är skyldig att följa .

Om man vill vara anonym och samtidigt få en kopia av en allmän handling som man enligt taxan ska betala för, så kan man besöka Kontakt Linköping, Huvudbiblioteket Linköping för att kunna betala avgiften kontant.

Taxa för utlämnande av allmänna handlingar

Om du vill ta del av handlingen på plats hos kommunen så är det kostnadsfritt. När det gäller kopia av allmän handling, oavsett om den är digital eller på papper, så har kommunen beslutat om en taxa för kopia av allmän handling, se länk nedan.

Frågor och svar om diarium och allmänna handlingar

Som huvudregel ska alla allmänna handlingar som omfattas av sekretess diarieföras av myndigheten. För vissa typer av handlingar finns istället andra bestämmelser, exempelvis för patientjournaler. För andra handlingar föreligger inget krav på diarieföring, om de kan hållas ordnade på annat sätt. I praktiken diarieför kommunen dock mer än bara handlingar som omfattas av sekretess, då det är ett bra sätt för kommunen att hålla ordning på handlingarna.

För att information ska få sekretessbeläggas måste det finnas en lagbestämmelse som säger att information ska vara sekretessbelagd. Det är framförallt offentlighets- och sekretesslagen som innehåller bestämmelser om sekretess. Inom kommunens verksamheter är det framförallt uppgifter inom socialtjänsten, överförmyndarenheten, hälso- och sjukvården samt förskola och delar av skolan som är sekretessbelagda.

Vill du ta del av en allmän handling ska du kontakta den nämnd som förvarar handlingen, antingen via e-post eller telefon. Du kan även fysiskt besöka Kontakt Linköping som kan hjälpa dig att skicka in en begäran om att ta del av allmän handling. Om du vill ta del av handlingen på plats, kan du dock inte göra det hos Kontakt Linköping eftersom Kontakt Linköping inte har tillgång till handlingarna då dessa förvaras på respektive förvaltning. Vet du inte vilken nämnd som förvarar den aktuella handlingen kan du vända dig till Kommunstyrelsens registrator som kan hjälpa dig.

Om det gäller en äldre allmän handling kan den finns hos Stadsarkivet.

 

En kopia kan hämtas hos kommunen eller så kan den skickas till dig antingen med e-post eller med vanlig post. Det är kommunen som avgör om en allmän handling kan lämnas ut digitalt eller inte. Man har inte alltid rätt att få en allmän handling digitalt.

Kommunens diarium

Till e-postformulär för Kommunens diarium

E-post: kommunledningsforvaltningen@linkoping.se

Telefon: 013-20 63 45

Senast uppdaterad den 23 april 2021