Överlåtelse av verksamhet
När en kommunal verksamhet överlåts till en annan kommunal nämnd eller kommunalt bolag gäller följande principer om överförande av handlingar:
1. Alla handlingar (ärenden och enskilda dokument) som ska bevaras, är avslutade och inte längre behövs i den överlåtna verksamheten ska levereras till Stadsarkivet enligt rutin för leveranser till Stadsarkivet. Före leverans ska handlingarna gallras enligt gällande informationshanteringsplan.
2. Alla handlingar (ärenden och enskilda dokument) som är avslutade och som behövs i den överlåtna verksamheten för information ska förtecknas noga och lånas ut till den nya nämnden/bolaget. Handlingarna ska inom 5 år levereras till Stadsarkivet enligt gällande rutin. Före leverans ska handlingarna gallras enligt den informationshanteringsplan som gällde för den tidigare nämnden/bolaget.
3. Under lånetiden får de inlånade handlingarna inte sammanblandas med den överlåtna verksamhetens nya handlingar.
4. Alla handlingar (ärenden och enskilda dokument) som är pågående/gällande t.ex. ärenden, avtal och personalakter ska förtecknas noga och överlämnas till den nya nämnden/bolaget som därefter får införliva dem i sin egen fortsatta dokumentation. Det betyder t.ex. att pågående ärenden avslutas i det tidigare diariet och öppnas som nytt ärende i det nya diariet. Hänvisning ska ske i bägge diarierna och samtliga handlingar i ärendet överförs till det nya diariet och arkiveras där.
Reglerna gäller oavsett om handlingarna är analoga eller digitala.
5. En checklista kan med fördel upprättas för att komma ihåg de olika stegen vid en nedläggning eller överlåtelse av verksamhet. Se exemplet under länken.