Arkivgodkänd framställning och förvaring - praktiska råd
Det är myndighetens eget ansvar att handlingar som ska bevaras framställs på ett sådant sätt samt förvaras så att handlingarna klarar sig under långtid.
Stadsarkivet följer Riksarkivets principer för inköp av skrivmateriel och förvaringsmedel det vill säga boxar och aktomslag som skall användas som fysiskt skydd vid förvaring. Dessa principer finns i RA-FS 2006:4 och baseras på Riksarkivets tekniska krav samt svenska och internationella standarder inom området.
Skriv- och förvaringsmedel ska uppfylla certifiering "Svenskt Arkiv" gjord av RISE - Research Institutes of Swedenalternativt kunna visa upp en leverantörsförsäkran att man uppfyller Riksarkivets krav.
Kommunen har avtal med Lyreco (tidigare Staples) för inköp av kontorsmaterial.
Aktomslag
Att tänka på vid hantering med aktomslag
1. För att hålla ihop akter ska handlingarna läggas i aktomslag - ska kunna öppnas som en bok.
2. Huvudprincipen är ett aktomslag per ärende. Ett aktomslag kan hantera cirka 50 blad.
3. Ärendetyper med få handlingar per ärende (t.ex. en ansökan - ett beslut) kan läggas flera ärenden i ett aktomslag. Märk tydligt på framsidan att de innehåller t.ex. ärende 1-20/2020. Det ska även tydligt framgå på varje handlingar till vilket diarienummer de hör.
4. Personakter ska enbart innehålla en persons handlingar i ett aktomslag.
5. Finns inga fysiska handlingar behövs inget aktomslag utan innehåll i boxen. I första boxen för året kan man lägga ett papper där man hänvisar till där handlingar saknas så finns det enbart elektroniskt i e-arkivet för W3D3. Om däremot de fysiska handlingarna verkligen saknas så läggs ett papper med hänvisningstext Handlingen saknas på stället där ärendet skulle ha legat.
6. Märk aktomslagets innehåll i vänstra övre hörnet med arkivbeständigt bläck.
Inköp
Enklast är att använda de aktomslag som redan är vikta. Lyreco (Staples) säljer vikta med en förpackning om 125 st och artikelnummer: 188984. De säljer även ovikta med en förpackning på 500 st och artikelnummer: 840690.
Leverantörförsäkran ser du nedan.
Arkivboxar
Att tänka på vid hantering med arkivbox
1. Välj storlek på arkivboxarna efter materialets omfattning. I en för bred box med få papper riskerar de att vika sig. Dessutom stjäl tomrummet utrymme i arkivet.
Boxen ska öppnas som en bok.
2. Överfyll heller inte boxarna, för då finns risken att boxarna går sönder.
3. Flera år av samma handlingstyp kan läggas i en arkivbox.
4. Märk boxen med blyertspenna på ryggens nederkant. Skriv överst i vilken organisation som handlingarna har uppkommit i. Sedan handlingstyp, årtal och ev. andra kännetecken för materialet t.ex. diarienummer eller fastighetsbeteckning.
Skriv vilka nummer som fysiskt ingår i boxen t.ex. dnr 77-152. Luckor i nummerserie behöver inte anges.
Inköp
Arkivboxar finns i följande storlekar
| Format: | Bredd: | Lyreco (Staples) artikelnummer: |
| A4 | 30 mm | 211376 |
| A4 | 55 mm | 6205108 |
| A4 | 80 mm | 6205116 |
| Folio | 55 mm | 881213 |
| Folio | 80 mm | 881214 |
Observera att det som beställs ska vara SVENSK STANDARD! Artikelnummer redovisas ovan. Stadsarkivet har fått leverantörförsäkran på dessa.
Tidigare har stadsarkivet enbart rekommenderat vita boxar, men även dessa bruna boxar är godkända enligt Riksarkivets regler. Hör av er om ni är osäkra!
Vid digital leverans från W3D3 till e-arkivet behövs inte Arkivrapport Diarienummerordning och Arkivrapport Diarieplansordning lämnas till Stadsarkivet.
Sedan juni 2016 är det inte något krav att Arkivrapport Ärendekort ska lämnas in till Stadsarkivet. Rapporttypen Ärendekort kommer ligga kvar i W3D3 under generera rapporter, för den som i sina rutiner använder den för kontroll. Den får även medfölja pappersakterna, men det är inte något krav.
Förvaring av elektroniska handlingar på någon form av extern databärare bör undvikas. CD-skivor eller USB-minnen är varianter på lagringsmedia som varken håller eller kan läsas efter ett antal år. Den bästa lösningen för långtidslagringen är att låta elektroniska handlingar ligga på hårddiskar eller servrar. När handlingarna ska överlämnas till Stadsarkivet ska det ske till e-arkivet via filöverföring alternativt skriva ut handlingarna på papper.
Handlingar som ska arkiveras ska vara utskrivna enkelsidigt.
Riksarkivet har gjort en utredning. Det konstaterades att handlingar som är utskrivna dubbelsidigt riskerar att med tiden klistra ihop sig. Därför ska man skriva ut enkelsidigt på de handlingar man kan styra utskriften på. Inkommande handlingar som kommit in dubbelsidigt får man acceptera. Har man mycket dubbelsidigt utskrivna handlingar i en arkivbox, kan problemet med ihopklistrade sidor minskas genom att inte packa boxarna för fulla.
W3D3 är det system som kan leverera digitala handlingar till e-arkivet. Det betyder att allmänna handlingar som är inkomna eller upprättade digitalt inte behöver skrivas ut på papper, utan kan levereras direkt från systemet. Mer finns att läsa i föreskriften LiSA-F 2017:4.Även systemet Ecos 2 har ett liknande godkännande i föreskriften LiSA-F 2018:3.
Däremot ska fortsättningsvis även sådana handlingar som inkommit på papper bevaras i pappersformatet och levereras till Stadsarkivet parallellt med e-leveranserna.
Mer kring e-leveranser finns även att läsa under fliken E-arkiv i Linköpings kommun.Ansvariga för leveranserna till e-arkivet är verksamhetens objektspecialister för respektive system.
Här finns några råd om vad man ska tänka på vid förvaring av fotografier. Glöm inte att hänvisa bilderna till sitt sammanhang. Vad föreställer de, när är de tagna och av vem? En del uppgifter kan ha fallit i glömska, men det som kan dokumenteras är bättre än inget alls.
Allmänt om bilder
Bilder ska hanteras med varsamhet. Ta inte på själva bilden utan i kanterna och använd gärna rena bomullsvantar. De bör förvaras så svalt och torrt som möjligt.
Lämplig fotoförvaring säljs exempelvis av Museiservice.
Mer tips finns att få från:
Påsiktsbilder i papper
Påsiktsbilder som är från 1960-talet och framåt kan förvaras i plastfickor av polypropylen, polyester eller polyeten - plast som är stabilare och inte innehåller mjukgörande ämnen. Lägg fickorna tillsammans med övriga handlingar i ärendet i aktomslag/arkivboxar. Notera gärna på boxens utsida "Innehåller fotografier".
Bladfilmsnegativ
Negativ kan förvaras i plastfickor av till exempel polypropylen eller i syrafria fotokuvert. Förvaras på samma sätt som påsiktsbilder.
Digitala bilder
De format som är godkända att bevara bilder i enligt Riksarkivets rekommendationer är TIFF, JPEG och PNG. JPEG är ett komprimerande format som tar bort information från bilden och PNG används främst för icke-fotografiska bilder.
Digitala bilder bör helst förvaras på server. Om detta inte går bör bilderna skrivas ut på enkelsidigt papper - fler bilder kan skrivas ut på varje sida. Skriv på information om tid och plats etc. Lägg bilderna om möjligt i tillhörande akt. Finns bilderna på en CD-skiva, spara skivan i akten, men gör en notering att bilderna är utskrivna på papper.
Det finns en framtagen rutin för rensning, gallring och leverans av fotografier. Den hittar du i en separat länk nedan.
Diabilder
Diabilder kan förvaras i plastfickor av till exempel polypropylen eller i syrafria fotokuvert. Är det bilder man är rädd om bör man rama ur dem, eftersom ett mikroklimat kan bildas mellan glasen.
Glasplåtar
Glasplåtar är egentligen glasnegativ och de ska alltid hanteras extra varsamt. De läggs en och en i fotopåsar av syrafritt och buffrat papper. Sedan ska de förvaras stående i en plåtlåda.
Fotoalbum
Läggs i arkivboxar. Innehåller fotoalbumet plastfickor av mjukplast - byt mot plastfickor i polypropylen.
I första hand bör arkivhandlingar hållas samman med aktomslag och där verksamheten kan bör de uppmanas till att istället använda gem, som enkelt kan tas bort vid arkivläggning.
Häftklammrar får finnas kvar och behöver inte tas bort vid arkivläggningen, men onödiga och rostiga häftklammrar tas bort. Om handlingarna riskerar att skingras och tappa sitt sammanhang bör häftklammern sitta kvar.
Häftklamrar kan även benämnas som nitar.
Protokoll med bilagor från kommunens nämnder och styrelser (samt KS utskott) ska bevaras och bindas in till böcker som levereras till Stadsarkivet efter angiven tidsfrist.
Vid en leverans överförs sekretessen till Stadsarkivet. Om protokollen innehåller känslig information så måste alltid ett utlämnande prövas. Det är alltså ingen skillnad mot när protokollet förvaras hos den egna förvaltningen.
Protokoll ska bindas in till en bok.
I föreskriften under länken nedan hittar du råd kring inbindningen:
En vägledning till vad du ska tänka på finns även i nedanstående presentation
Kommunen har avtal för inbindning med Kaléns Bokbinderi, telefon 0723-84 30 20. Protokoll skickas med rekommenderad post till: Kaléns bokbinderi, Nygatan 12, 738 30 NORBERG. När verksamheten har fått tillbaka böckerna kontrolleras att det blivit rätt. Därefter överlämnas de till Stadsarkivet - se Leverans av arkivhandlingar.
I allmänhet är de skrivarpapper som finns i moderna kontorskopiatorer/skrivare godkända att använda. Protokoll ska skrivas ut på Svenskt Arkiv 80, för att underlätta hanteringen när protokollen ska bindas in. Avtal ska skrivas under med arkivbeständigt bläck.
För framställning av arkivbeständiga handlingar får endast papper och skrivmateriel som motsvarar kraven i Riksarkivets föreskrifter 2006:4 användas. Produkter som motsvarar kraven är antingen certifierade av RISE - Research Institutes of Sweden och då markerade Svenskt arkiv eller omfattas av leverantörsförsäkran.
Vill man vara säker på vilka papper, pennor och maskinell utrustning (exempel skrivare och kopiatorer) som är godkända, hänvisar vi till länken ovan till RISE - Research Institutes of Sweden arkivgodkända produkter.
Du som inköpare kan även kräva en leverantörsförsäkran på de produkter som inte är certifierade. Där försäkrar en leverantör skriftligen att en produkt uppfyller specificerade tekniska krav.
Kommunens har ett ramavtal med Lyreco när det gäller kopieringspapper. De säljer även ett papper som heter Prime Archival och det är godkänt att använda istället för Svenskt arkiv-papper. Stadsarkivet har fått en leverantörsförsäkran på deras arkivgodkända papper (80 och 100 gr). Även Staples har Prime Archival i sitt sortiment.
När man ska leverera kortregister till Stadsarkivet behöver de flyttas över i en särskild typ av låda. Tänk på att de ska vara av syrafri kvalitet och ha ett löstagbart lock som en skolåda. Måttbeställda lådor finns att beställa bland annat hos Museiservice och Riksarkivet.
En lathund med vad du ska tänka på vid utstädning av pappershandlingar i tjänsterum. Särskilt viktigt för den som slutar sin tjänst eller går i pension.
