Lagar som styr arkiven

De huvudsakliga lagar som styr över arkivbildningen hos myndigheter finns samlade under länkarna.

Grunden för allt arkivarbete är grundlagen Tryckfrihetsförordningen. "Varje svensk medborgare har rätt att ta del av allmänna handlingar" - det är en fråga om demokrati.
Stadsarkivet har delegationsrätt på att fatta lokala regler rörande arkivfrågor, som gäller generellt inom Linköpings kommun. Mer detaljerade regler för varje enskild verksamhet finns under fliken Föreskrifter (LiSA-F).

Uppgift:	Lagstöd:	Kommentar:
Verksamheten har ansvar för vård av sitt arkiv	Arkivlagen	Ansvaret övergår till arkivmyndigheten när det lämnats till Stadsarkivet.
God arkivförvaring (skydd mot förstörelse, skada och obehörig åtkomst)	Arkivlagen	Förvaring i arkivlokal eller brandsäkra, godkända dokumentskåp
Upprätta arkivbeskrivning	Arkivlagen	Samråd med Stadsarkivet
Fastställa vilka handlingar som ska vara arkivhandlingar	Arkivlagen	Görs i en IHP, samråd med Stadsarkivet. Tidpunkt för arkivering: arkivförordningen
Ansvar för en systematisk arkivförteckning	Arkivlagen	Ansvara för kostnaderna, utförs av Stadsarkivet i arkivförteckningsprogram.
Utse arkivansvarig och arkivredogörare	Kommunens arkivreglemente	Kontaktpersoner till Stadsarkivet
Arkivsamordnare	Rekommenderas, ej obligatoriskt	Samordnare för förvaltningens arkivansvariga, saknas denna roll ligger ansvaret för varje arkivansvarig att samordna för sin verksamhet.
Slutbehandlat ärende ska arkiveras	Arkivförordningen
Verkställa gallring efter föreskrifter	Arkivlagen	Stadsarkivet beslutar om föreskrifter och dokumenteras i IHP
Överlämna handlingar till Stadsarkivet	Kommunens arkivreglemente	När det inte längre behövs för det löpande arbetet. Praxis är efter 5 år.
Handlingar från verksamheter som upphör ska lämna arkivet till Stadsarkivet inom 3 månader.	Arkivlagen	Viktigt att det blir omhändertaget innan personer med sakkunskap försvinner till andra uppgifter.

Uppgift:	Lagstöd:	Kommentar:
Registrering (diarieföring)		I lagen står det registrering, men i allmänt tal säger man diarieföring.
Allmän handling	Tryckfrihetsförordningen 1949:105 (TF)	Om den är förvarad hos myndighet och är att anse som inkommen till eller upprättad hos en myndighet. (kommunala verksamheter är myndigheter). Handlingar registreras för att det ska vara tydligt för vilket datum de blivit allmän handling och underlätta sökbarhet.
Registrering av allmänna handlingar med sekretess i W3D3	Offentlighet- och sekretesslagen 2009:400 (OSL)	Krav på registrering. I registret ska det framgå: datum, diarienummer, från vem handlingen kommit ifrån och ärendemening. De två sista punkterna kan uteslutas, så att diariet i övrigt kan vara offentligt.
Registrering av övriga allmänna handlingar	Ej obligatoriskt	Registreras gärna för att hålla ordning på dessa. Behöver inte registreras om de ordnas på annat sätt och det tydligt framgår när de kommit in eller upprättats.
Utlämnande av allmän handling	Tryckfrihetsförordningen 1949:105 (TF)	Ska ske skyndsamt, utan att man äventyrar ev. sekretess.
Serviceskyldighet	Förvaltningslagen 2017:900	Skyndsamt och vara behjälplig

Lagar

Lagar

Tryckfrihetsförordning (TF 1949:105)

Offentlighets- och sekretesslag (OSL 2009:400)

Förvaltningslag (2017:900)

Lag (2018:597) om kommunal bokföring och redovisning

Arkivlagar

Arkivlagar

Arkivlagen (SFS 1990:782)

Arkivförordningen (SFS 1991:446)

Lokala regler

Lokala regler

Arkivreglemente för Linköpings kommun (reviderat 2022-08-30)

Föreskrifter och allmänna råd om arkiv hos kommunens myndigheter

För bolag gäller även

Bolagslagar

Aktiebolagslag (2005:551)

Bokföringslag (1999:1078)

Tänk på ...

att när det gäller ekonomiska handlingar så kan de enligt Bokföringslagen gallras efter sju år. Sedan 1 januari 2019 är det samma gallringsfrist enligt Kommunal redovisningslag, där det tidigare varit en gallringsfrist på 10 år. Det innebär att det kan finnas ett behov för verksamheteterna att justera sina informationshanteringsplaner, så att de stämmer överens med den nya kommunala redovisningslagen. Stadsarkivet har även krav att vissa ekonomihandlingar ska bevaras för alltid.