Gallring

En allmän handling får inte kastas om det inte finns ett gallringsbeslut. Det man tar hänsyn till vid en eventuell gallring är:
- Rätten att ta del av allmänna handlingar
- Rättssäkerhet och förvaltningarnas behov
- Framtida forskning.

Kommunala förvaltningar måste lämna in en gallringsbegäran och får sedan ett beslut i form av en föreskrift. Rör det sig om en slutgiltig nedstängning av till exemepel ett system, så fattas ett särskilt beslut utan att det utmynnar i en föreskrift. De kommunala bolagen fattar sina gallringsbeslut i samråd med Stadsarkivet och fastställer dem i sin informationshanteringsplan.

Kontakta din kontaktperson på Stadsarkivet om du behöver hjälp med hur du fyller i en gallringsbegäran.

Handledningen Gallringsregler finns som stöd för gallring.

Blanketten Gallringsbegäran används för att hos arkivmyndigheten begära beslut om utgallring av allmänna handlingar. Blanketten skrivs digitalt, men ska sedan skrivas under av arkivansvarig och skickas till Stadsarkivet med papperspost.

Gallringsregler

Gallringsbegäran

Ett tips på hur du håller ordning på de handlingar som ska gallras är att skriva på pärmens rygg exakt vilket år som handlingarna ska gallras/kastas. Det underlättar den dagen du gallrar.

Det finns olika sätt att ta hand om gallrade handlingar.
1. Handlingar utan sekretess kan man lägga i pappersåtervinningen eller i papperskorgen till förbränning.
2. Sekretesshandlingar/känsligt material bör antingen strimlas i en dokumentförstörare eller brännas. Via Tekniska verken kan man beställa tjänsten särskild förbränning. Avfallet placeras i röda säckar. Säckarna går sedan direkt till förbränningsugnarna. Det finns även möjlighet att följa med och bevaka förloppet.
3. Använda sig av låsta sekretesstunnor på kontoret.
4. Har man rutinen att gallra större mängder handlingar en gång om året kan man även packa materialet på en pall som hämtas av Tekniska verken till förbränning.