Informationshanteringsplan

Alla myndigheter ska beskriva sina allmänna handlingar i en informationshanteringsplan (som tidigare benämndes dokumenthanteringsplan). Planen är en översikt som är till hjälp för att få en överblick över vilka allmänna handlingar som finns och hur dessa ska hanteras.

1. Börja med att läsa den information som finns under denna länk om informationshanteringsplaner.

2. Boka in ett besök med din kontaktperson på Stadsarkivet. Om du är osäker på vem detta är finns personerna presenterade på Utförarwebben/Arkiv startsida.

3. Har ni inte sedan tidigare en informationshanteringsplan börjar vi vid vårt besök med att titta på hur informationen bör vara upplagd.

4. Därefter påbörjas ett inventeringsarbete av vilka allmänna handlingar som hanteras inom er verksamhet. Det är det som ska beskrivas i den första kolumnen. Detta är oftast det som tar längst tid att definiera vilka typer av handlingar man hanterar inom verksamheten och intervjuer kan behöva göras med personer som besitter olika roller. Det är ju de som oftast sitter på sakkunskap om vad man hanterar inom verksamheten.

5. När man definierat vilka handlingar som finns, så fylls resterande kolumner i. Här hjälper gärna Stadsarkivet till med sin sakkunskap. I inventeringsarbetet kan man komma fram till att vissa handlingar ska gallras och det anges i kolumnerna "Gallringsfrist" och "Hänvisning till föreskrift". Om en handling ska gallras måste en föreskrift finnas till grund. Det är Stadsarkivet som har delegation på att fatta beslut om en sådan föreskrift och en gallringsbegäran ska lämnas in till Stadsarkivet för behandling. Er kontaktperson hjälper er hur ni ska skriva i er gallringsbegäran. Mallen för detta finns under fliken "Gallring". Det är verksamhetens arkivansvarige som ska skriva under gallringsbegäran.

6. I arbetet med att ta fram en informationshanteringsplan brukar det ofta krävas ett antal möten och utkast. När Stadsarkivet gett sitt godkännande kan informationshanteringsplanen skrivas fram till nämnd/styrelse för beslut. Det kan vara en fördel att i samband med att styrelsen fastställer planen, att de delegerar till arkivansvarig att ansvara för smärre uppdateringar.

7. När informationshanteringsplanen har fastställs, så ska den slutgiltiga versionen skickas till Stadsarkivet.

8. Informationshanteringsplanen uppdateras vid behov, men är oftast inte ett lika omfattande arbete. Om den arkivansvarige har delegationsrätt att uppdatera planen behöver inte den upp i nämnden/styrelsen igen.

När du använder mallen har vi några tips som underlättar användandet av mallen:

Om du fyllt i en siffra i de högra kolumnerna och ångrar dig måste du gå upp i "skrivraden" ovanför kolumnerna och skriva "-" för att tömma fältet. Alternativt fylla i en ny siffra.

De nya kolumnerna till höger står för:
Konfidentialitet - Att information inte tillgängliggörs eller avslöjas till obehörig
Riktighet - Att information är korrekt, aktuell och fullständig
Tillgänglighet - Att information är åtkomlig och användbar av behörig
Spårbarhet - Att förändringar i information går att spåra och återskapa

Informationshanteringsplanen skrivs i samråd med Stadsarkivet. Boka in ett möte med en arkivarie från Stadsarkivet, så får du hjälp att komma igång!

Informationshanteringsplanen ska uppdateras vid behov och det kan vara ett tips att i samband med att styrelsen fastställer planen, att se till att de delegerar till arkivansvarig att ansvara för uppdateringar.

De kommunala bolagen kan välja om de vill lägga upp informationshanteringsplanen efter det allmänna arkivschemat eller efter processer. Förvaltningarna ska alltid hänvisa gallring till särskild föreskrift, medan bolagen i samband med att planerna fastställs av bolagets styrelse även beslutar om gallringsfrister. Vägledning för gallringsfrister kan fås från Stadsarkivets föreskrifter, råd från Samrådsgruppen för arkivfrågor (SKL) och Riksarkivets föreskrifter.

Här nedan finns den mall du kan använda dig av när du ska börja skriva din informationshanteringsplan.

A    PROTOKOLL
t.ex. nämndprotokoll, MBL-protokoll

B    UTGÅENDE HANDLINGAR
Handlingar som har skapats av den egna verksamheten t.ex. broschyrer, hemsida, verksamhetsberättelser

C    DIARIER
t.ex. diarium

D    REGISTER OCH LIGGARE
Andra typer av register än diarier

E    INKOMNA HANDLINGAR
t.ex. diarieförda handlingar (innefattar oftast både ut- och ingående handlingar i ett sammanhållet ärende)

F    HANDLINGAR ORDNADE EFTER ÄMNE
Handlingar som hålls samman efter ärendetyp, men som inte diarieförts i ett diarium

G   RÄKENSKAPER
t.ex. olika typer av ekonomiska handlingar

Hjälpte informationen på den här sidan dig?

Hjälp oss förbättra webbplatsen

Hur skulle den här sidan kunna bli bättre?

Senast uppdaterad den 15 november 2019