Arkivlokaler

Kommunen har inte upphandlat någon särskild leverantör av brandsäkra skåp, utan den som gör inköp får söka information hos de leverantörer som finns.

Några punkter att tänka på: 

•   Skåpen ska vara klassade för att stå emot brand i 120-minuter.   

Se Riksarkivets råd. Samråd ska ske med Stadarkivet vid byggandet av arkivlokaler. Det är lämpligt att visa lokalen för att Stadsarkivet, för att få råd om lokalen är lämplig att använda.  Innan lokalen tas i bruk ska Stadsarkivet godkänna den. 

Använder ni ett skyddsrum till förvaring av arkivhandlingar?

Kraven för respektive lokal gör att ett skyddsrum inte är lämpligt för förvaring av arkivhandlingar.

•  Allmänna handlingar och arkivhandlingar ska enligt lagkrav förvaras så att handlingarna skyddas mot förstörelse, skada, tillgrepp och obehörig åtkomst. Det betyder förvaring endast i godkända arkivlokaler eller skåp. Där får inte vatten och avlopp förekomma.
• Ett skyddsrum däremot är byggt för kunna ställas i ordning för att skydda liv. Där ska det finnas tillgång till vatten och avlopp. Ett skyddsrum ska kunna ställas i ordning för sitt ändamål på maximalt 48 timmar. Denna tidsrymd medger inte en evakuering av arkivhandlingar. 

Om verksamheten använder sig av skyddsrum för förvaring av handlingar, behöver man flytta handlingarna till annan förvaring. Kontakta Stadsarkivet för vägledning.

• Låt aldrig kartonger eller handlingar stå direkt på golvet. En enkel åtgärd är en SJ-pall.
• Håll koll på omgivningen! Finns det golvbrunnar/avloppsbrunnar i närheten som behöver rensas utifall det är risk för stora vattenmängder.
• Se våra råd vid mögelangrepp.

Några råd vad ni behöver tänka på om handlingarna är mögelskadade.

• Om handlingar blir fuktiga bör de torkas inom 24-48 timmar, annars finns risk för mögelangrepp. Frysa handlingar är ett snabbt sätt att avstanna processen.
• Handlingar som skadats av fukt och mögel skall hållas åtskilda från resten av handlingarna och inte förvaras på samma ställe. Det räcker alltså inte att torka dem.
• Mögel är litet lömskt, eftersom det i en inledningsfas inte är synligt, utan det är först sedan sporerna växt till som man ser möglet. Tillväxt fordrar RF på över 65 % och en snabb tillväxt underlättas av dålig luftcirkulation. Bekämpar man inte möglet utan bara torkar, så vilar möglet och kan växa till om det återigen utsätts för högre luftfuktighet. 
• Mögelskadat material bör rengöras och personen bör ha skyddsutrustning, som skyddsdräkt, andningsmask, skyddsglasögon och nitrilhandskar. Det finns särskilda svampar för detta och arbetet bör ske i dragskåp eller utomhus. 
• Saneringen ska vara utförd innan handlingarna lämnas till Stadsarkivet. Ett alternativ att säkra informationen är att kopiera handlingarna och gallra det som är  mögelskadat. För värdefulla handlingar kan man behöva lämna handlingarna till en papperskonservator.

I arkiven kan ovälkomna gäster dyka upp. En regelbunden städning är viktig för att undvika problem. För att komma till rätta med skadedjur kan det bli nödvändigt att kontakta fastighetsägaren så att de får ta in ett saneringsföretag.

På senare år har Riksarkivet uppmärksammat den långsprötade silverfisken. En större variant av silverfisk och med en större aptit på papper. I länken kan du läsa mer om dessa djur.