Arkivlokaler

Allmänna handlingar ska skyddas mot förstörelse eller otillåten insyn genom att det ställs krav på förvaring i arkivlokaler. Vid en ny- eller ombyggnation av arkivlokaler ska kontakt tas för samråd med Stadsarkivet.

Har man få handlingar som behöver skyddas eller om man inte har möjlighet att bygga en arkivlokal kan man även använda brandsäkra dokumentskåp (ska klara 2 timmars brand). Kommunen har inte upphandlat denna typ av vara.

I nedanstående råd får du en översikt vilka regler som gäller för en arkivlokal. De bygger på Riksarkivets RA-FS 2013:4.

Stadsarkivets anvisningar om arkivlokaler

Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkivlokaler

I arkiven kan ovälkomna gäster dyka upp. En regelbunden städning är viktig för att undvika problem. För att komma till rätta med skadedjur kan det bli nödvändigt att kontakta fastighetsägaren så att de får ta in ett saneringsföretag.

På senare år har Riksarkivet uppmärksammat den långsprötade silverfisken. En större variant av silverfisk och med en större aptit på papper. I länken kan du läsa mer om dessa djur.

Riksantikvarieämbetets rapport om långsprötade silverfiskar

I första hand ska handlingar förvaras i lokaler byggda för arkivändamål - se de instruktioner som finns från Stadsarkivet och Riksarkivet.

Några råd för att minimera skador vid en eventuell översvämning i lokal där arkivhandlingar förvaras:

Låt aldrig kartonger eller handlingar stå direkt på golvet. En enkel åtgärd är en SJ-pall.
Skulle handlingar ändå bli fuktiga bör de tas om hand inom 72 timmar, annars finns risk för mögelangrepp. Frysa handlingar är ett snabbt sätt att avstanna processen.
Håll koll på omgivningen! Finns det golvbrunnar/avloppsbrunnar i närheten som behöver rensas utifall det är risk för stora vattenmängder.

Använder ni ett skyddsrum till förvaring av arkivhandlingar?

Kraven för respektive lokal gör att ett skyddsrum inte är lämpligt för förvaring av arkivhandlingar.
- Allmänna handlingar och arkivhandlingar ska enligt lagkrav förvaras så att handlingarna skyddas mot förstörelse, skada, tillgrepp och obehörig åtkomst. Det betyder förvaring endast i godkända arkivlokaler eller skåp. Där får inte vatten och avlopp förekomma.
- Ett skyddsrum däremot är byggt för kunna ställas i ordning för att skydda liv. Där ska det finnas tillgång till vatten och avlopp. Ett skyddsrum ska kunna ställas i ordning för sitt ändamål på maximalt 48 timmar. Denna tidsrymd medger inte en evakuering av arkivhandlingar.

Om verksamheten använder sig av skyddsrum för förvaring av handlingar, behöver man flytta handlingarna till annan förvaring. Kontakta Stadsarkivet för vägledning.