Arkivmyndighet

Alla svenska myndigheter ska enligt 7 § arkivlagen (1990:782) stå under tillsyn av en arkivmyndighet. I Linköping är kommunstyrelsen arkivmyndighet och Stadsarkivet fungerar som dess verkställighetsorgan och depå. Vår verksamhet styrs ytterst av arkivlagen och som rättesnöre finns även ett arkivreglemente för Linköpings kommun.

Arkivmyndigheten ska främst tillse att de i 3 § arkivlagen (1990:782) angivna målen uppfylls:
1) Rätten att ta del av allmänna handlingar
2) Behovet av information för rättsskipningen och förvaltningen och
3) Forskningens behov

Arkivmyndigheten har till följd av denna bestämmelse tre huvuduppgifter:
a) vårda, bevara och förteckna de arkiv som dit avlämnats,
b) tillgängliggöra arkivhandlingar och
c) utöva tillsyn

Just nu ligger mycket fokus på att öka tillgängligheten till våra arkiv genom att sprida innehållet i vårt arkivförteckningsprogram Klara.

De offentliga arkiven utgör en del av det nationella kulturarvet. Det är därför viktigt att de bevaras och vårdas på rätt sätt. Det gör man genom att de förvaras i godkända arkivlokaler och med godkända förvaringsmedel. Digital information behöver hanteras rätt från början, för att underlätta en långsiktig arkivering.

En viktig huvuduppgift för arkivmyndigheten är att tillgängliggöra arkiven. Arkiven utgör inte endast en del av det nationella kulturarvet, utan har dessutom en grundläggande betydelse för demokratin och utövandet av ett aktivt medborgarskap, för rättssäkerhet och korrekt handläggning och för forskning och kunskap. I tillgängliggörandet ingår att lämna ut offentliga allmäna handlingar till enskilda och myndigheter på begäran, att skapa hjälpmedel för eftersökning av handlingar, att bereda möjligheter till forskning. Att tillgängliggöra arkivhandlingar genom digitalisering har under det senaste decenniet blivit allt viktigare.

De handlingar som innehåller sekretesskänslig information måste menprövas innan ett utlämnande kan ske. Sekretessen följer med vid överlämnande till arkivet och bibehålls tills dess sekretessen har hävts.

Arbetet för en god arkivvård inryms i begreppet tillsyn. Denna innefattar utbildning, inkl. rådgivning, inspektioner, uppföljning, beslut i tillsynsärenden och om gallring m.m. Med dessa verktyg ska arkivmyndigheten sträva efter enhetlighet och effektivitet i den samlade kommunala arkivverksamheten. Myndigheterna har det fulla ansvaret för sin egen arkivbildning och arkivvård och ska inte enbart följa lagstiftning, föreskrifter och reglementen utan också de beslut som arkivmyndigheten fattar.

Arkivmyndigheten har som sin uppgift att ta över, förvara, vårda och tillgängliggöra arkiven från de olika myndigheterna och deras förvaltningar, efter en viss tid. Det kan vara när myndigheten upphör eller efter överenskommelse. Arkivmyndigheten kan även fatta ett beslut om övertagande. När ett arkiv eller delar lämnats till arkivmyndigheten, övergår hela ansvaret för arkivet till
arkivmyndigheter.